Inventory

ขั้นตอน Inventory

เมนู Inventory Management การจัดการสต็อก เช่น ย้ายคลังสินค้า

1. MRV รับสินค้า

Purchase System > [PS-IM-01] Material Receipt (Vendor)

Create lines from ระบบจะแสดงเฉพาะ PO ที่ Business Partner และคลังตรงกับหัวเอกสาร MRV

Window : [PS-IM-01] Material Receipt (Vendor) รับสินค้าจากผู้ขาย

Tab : Material Receive รับสินค้าจากผู้ขายรายใด เข้าคลังไหน วันที่รับเข้าคลัง วันที่คำนวณต้นทุน

วันที่ช่อง Account Date ใส่วันที่ตาม Invoice (Vendor) เนื่องจากจะนำไปใช้คำนวณต้นทุน กรณีเงินสกุล

Create lines from จาก Purchase Order เท่านั้น โดยผู้ขายกับคลังจะต้องตรงกัน

Tab : Receipt Line รับสินค้าอะไร จำนวนและราคาต้นทุนเท่าไร

แก้ไขจำนวนตามการรับจริง

Tab : Material Receive อนุมัติเอกสาร พิมพ์ใบรับสินค้า

Window : [PS-IM-01] Material Receive (Vendor)

Tab : Material Receipt

1. Organization หน่วยงานที่ทำเอกสาร

2. Document Type ประเภทเอกสาร

3. Document Date วันที่ใช้ในการรันเลขที่เอกสาร (เลขที่เอกสารจะระบุวันที่รับสินค้าเข้าสต็อก)

4. Account Date วันที่ใช้ดึง Rate ในการคำนวณต้นทุน

5. Business Partner, Warehouse เดียวกับ Purchase Order

6. เมื่อคีย์ข้อมูลช่องที่บังคับคีย์ครบทุกช่องแล้วบันทึกเอกสาร เพื่อให้ได้เลขที่เอกสาร

7. คลิ๊กปุ่ม Create line from เพื่อดึงรายการสินค้าจากเอกสารขั้นตอนก่อนหน้า (Purchase Order) ระบบจะแสดงกรอบ Create lines from

7.1 ช่อง Order (ช่องบน) คลิ๊กเลือก Purchase Order ที่ต้องการดึงรายการมาทำรับสินค้า

หมายเหตุ ระบบจะแสดงเฉพาะ Purchase Order ที่

- Business Partner และ Warehouse ของ Shipment Customer ตรงกับ Purchase Order

- Purchase Order ที่สถานะเป็น Complete, Close

- Purchase Order ที่ยังมีรายการที่ยังไม่ได้ดึงไปทำรับสินค้า หรือดึงแล้วแต่ยังรับไม่ครบ

- ดึงครบแล้วแต่ยังไม่อนุมัติเอกสารรับสินค้า (ควรระวังเนื่องจากสามารถรับซ้ำได้จนกว่าจะอนุมัติเอกสาร)

7.2 ระบบจะแสดงรายการสินค้าในใบ Purchase Order ที่เลือกในขั้นตอนที่ 4.1

หมายเหตุ ระบบจะแสดงเฉพาะ Purchase Order Line ที่

- Purchase Order Line ที่ยังไม่ได้ดึงไปทำรับสินค้า

- Purchase Order Line ที่ยังดึงไปทำรับสินค้าไม่ครบ

- Purchase Order Line ที่ดึงไปทำรับสินค้าแล้วยังไม่ได้ Complete

8. ติ๊กถูกหน้าสินค้าที่ต้องการทำรับสินค้า (Material Receipt) ตามการรับสินค้าจริง กรณีที่รับสินค้าทุกรายการสามารถติ๊กที่ช่องหน้าคอลัมน์ Quantity

9. คลิ๊ก OK

11. ระบบจะดึงรายการสินค้าที่ติ๊กเลือกไปใส่ในแท็บ Receipt Line ให้อัตโนมัติ รวมถึงคำนวณยอดเงินในช่อง Total Lines

12. ระบบดึง Description จาก Purchase Order และใส่เลขที่ Purchase Order ในช่อง Order Reference เพื่ออ้างอิงเอกสารให้อัตโนมัติ สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้

Tab : Receipt Line

1. เมื่อ Create lines from จากใบสั่งซื้อสินค้า (PO) ระบบจะดึงรายการสินค้า จำนวน ราคา มาใส่ในใบรับสินค้า (MRV) ให้อัตโนมัติและสร้างการเชื่อมโยงเอกสารให้โดยอ้างอิงไปยัง PO ที่ช่อง PO Line (สามารถคลิ๊กขวา Zoom เพื่อเปิดเอกสาร PO ได้)

หมายเหตุ *** หากคีย์รายการรับสินค้าเอง ไม่ดึง (Create lines from) รายการสินค้าจาก PO ระบบจะไม่มีการเชื่อมโยงเอกสารมีผลให้ ***

A. รายงานการซื้อสินค้า Purchase Order Report แสดงว่ายังไม่ได้รับสินค้า

B. กรณีซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ระบบจะไม่สามารถคำนวณต้นทุนได้ เพราะระบบดึงอัตราแลกเปลี่ยนจาก Currency Type ของ PO

2. ตรวจสอบรายการสินค้า สามารถแก้ไขจำนวนตามการรับจริง

หมายเหตุ *** หากมีการ Create lines from ดึงรายการจากใบสั่งซื้อสินค้า (PO) แล้วพบว่าข้อมูลที่ดึงมาไม่ถูกต้อง *** การกลับไปแก้ไขใบสั่งซื้อสินค้า (PO) ต้องลบรายการที่ดึงมาทั้งหมดออกจากใบรับสินค้า (MRV) ก่อน จึงจะสามารถกลับไปแก้ไขใบสั่งซื้อสินค้า (PO) ได้

เนื่องจากระบบมีการป้องกัน หากมีการดึงรายการไปที่ใบรับสินค้า (MRV) แล้ว จะไม่สามารถแก้ไข (Re-Activate) ใบสั่งซื้อสินค้า (PO) ได้ แม้สถานะของใบรับสินค้า (MRV) จะเป็น Draft

ระบบจะแจ้งเตือนขณะ Re-Activate ว่า Error : Match PO or Invoice Already. [เลขที่ใบรับ] คือมีการเชื่อมโยงเอกสารแล้ว

ขั้นตอนการ Re-Activate เอกสาร Purchase Order

หมายเหตุ กรณี MRV ดึง PO มากกว่า 1 ใบให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 7-11 (PO ทุกใบควรเป็นสกุลเงินเดียวกัน)

6.1 กรณีมีการรับสินค้าหลายครั้ง จาก PO เดียวกัน สามารถดึงการรับสินค้าทุกครั้งมาตั้งเจ้าหนี้ใบเดียวได้ (ลองดึงจาก PO)

6.2 กรณีมีการรับสินค้าหลายครั้งจากหลาย PO สามารถดึงมาตั้งหนี้ใบเดียวกันได้

Form : Material Receipt

เมื่อตรวจสอบรายการสินค้า จำนวน ราคาแล้วทำการอนุมัติเอกสาร

1. แท็บ Material Receipt ตรวจสอบยอดเงินในช่อง Total Lines (เงินสกุล)

2. คีย์ข้อมูลเพิ่มเติมในขั้นตอนก่อนพิมพ์ฟอร์ม เช่น Order Reference, Invoice (Vendor), Description เนื่องจากขั้นตอนการ Create lines from จะดึงจาก PO มาให้อัตโนมัติ หากคีย์ก่อน Create lines from จะถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติ

3. คลิ๊กปุ่ม Document Action (ปกติข้อความบนปุ่มจะแสดง Prepare)

4. เลือก Complete เพื่ออนุมัติเอกสารหรือสถานะอื่น ๆ ที่ต้องการอัพเดทให้เอกสาร

4.1 เมื่ออนุมัติเอกสาร ระบบจะอัพเดท จำนวน On Hand Quantity และ Order Quantity ในกรอบ Product Info

4.2 แท็บ Warehouse แสดง Available ที่สามารถเบิกใช้ได้

5. เรียกดูฟอร์มใบรับสินค้า Product Receipt

5.1 ปุ่ม Report (ฝั่งซ้าย) เพื่อเรียกดูฟอร์ม ใบรับสินค้า Product Receipt

5.2 คลิ๊ก OK (ปุ่มเครื่องหมายถูกสีเขียว) เพื่อเรียกดูแบบฟอร์ม

6. คลิ๊กปุ่ม "เครื่องปรินท์" เพื่อพิมพ์ใบรับสินค้าโดยประกบกับใบสั่งซื้อสินค้า ส่งให้ฝ่ายบัญชี

หมายเหตุ กรณีต้องการบันทึกใบรับสินค้าเป็นไฟล์มี 2 วิธี ดังนี้

7.1 ปุ่มรูปแผ่นดิสก์ (ฝั่งซ้าย) เพื่อบันทึกใบรับสินค้า โดยสามารถเลือกได้หลายรูปแบบ เช่น PDF, Single sheet XLS (Excel)

7.2 ปุ่ม Export (ฝั่งขวา) ใช้งานคู่กับตัวเลือก PDF, XLS

Vendor Receive Report รายงานการรับสินค้าจากผู้ขาย (ดูที่ Purchase Report)

2. PO Return

3. MRV Return

4. DO เบิกสินค้าขาย

Sale System

Create lines from ระบบจะแสดงเฉพาะ AR ที่ Business Partner ตรงกับหัวเอกสาร DO

Window : [SO-SC-01] Shipment (Customer)

Tab : Shipment เบิกสินค้าไปขายให้ลูกค้ารายใด ออกจากคลังไหน สกุลเงินอะไร

Create lines from ดึงจาก Sales Order เท่านั้น ห้ามคีย์รายการเอง โดยลูกค้ากับคลังจะต้องตรงกันจึงจะแสดงรายการให้ดึง

Tab : Shipment Line เบิกสินค้าอะไรไปขาย จำนวนเท่าไร ราคาปลีก ส่วนลด ราคาขาย ประเภทภาษี

แก้ไขจำนวนตามการเบิกจริง

Tab : Shipment อนุมัติเอกสาร พิมพ์เอกสารใบเบิกสินค้า

Window : [SO-SC-01] Shipment (Customer)

Tab : Shipment

1. Organization หน่วยงานที่ทำเอกสาร

2. Document Date วันที่ใช้ในการรันเลขที่เอกสาร (เลขที่เอกสารจะระบุวันที่เบิกสินค้าออกจากสต็อก) สามารถเลือกวันที่ล่วงหน้าได้

3. Account Date วันที่ทางบัญชี ซึ่งจะใช้ในการดึงอัตราแลกเปลี่ยนมาคำนวณต้นทุนสินค้า

หมายเหตุ ระบบป้องกันให้ไม่สามารถเลือกวันที่ล่วงหน้าได้ เนื่องจากมีผลกับการคำนวณต้นทุน

4. Business Partner กับ Warehouse ตรงกับ Sale Order

5. เมื่อคีย์ข้อมูลช่องที่บังคับคีย์ครบทุกช่องแล้วบันทึกเอกสาร เพื่อให้ได้เลขที่เอกสาร

7. คลิ๊กปุ่ม Create line from เพื่อดึงรายการสินค้าจากเอกสารขั้นตอนก่อนหน้า (Sales Order) ระบบจะแสดงกรอบ Create lines from

7.1 ช่อง Order (ช่องบน) คลิ๊กเลือก Sales Order ที่ต้องการดึงรายการมาทำเบิกสินค้า

หมายเหตุ ระบบจะแสดงเฉพาะ Sales Order ที่

- Business Partner และ Warehouse ของ Shipment Customer ตรงกับ Sales Order

- Sales Order ที่สถานะเป็น Complete, Close

- Sales Order ที่ยังมีรายการที่ยังไม่ได้ดึงไปทำเบิกสินค้า หรือดึงแล้วแต่ยังเบิกไม่ครบ

- ดึงครบแล้วแต่ยังไม่อนุมัติเอกสารเบิกสินค้า (ควรระวังเนื่องจากสามารถเบิกซ้ำได้จนกว่าจะอนุมัติเอกสาร)

7.2 ระบบจะแสดงรายการสินค้าในใบ Sales Order ที่เลือกในขั้นตอนที่ 4.1

หมายเหตุ ระบบจะแสดงเฉพาะ Sales Order Line ที่

- Sales Order Line ที่ยังไม่ได้ดึงไปทำเบิกสินค้า

- Sales Order Line ที่ยังดึงไปทำเบิกสินค้าไม่ครบ

- Sales Order Line ที่ดึงไปทำเบิกสินค้าแล้วยังไม่ได้ Complete

8. ติ๊กถูกหน้าสินค้าที่ต้องการทำเบิกสินค้า (Shipment) ตามการเบิกสินค้าจริง กรณีที่เบิกสินค้าทุกรายการสามารถติ๊กที่ช่องหน้าคอลัมน์ Quantity

9. คลิ๊ก OK

10. ระบบจะดึงรายการสินค้าที่ติ๊กเลือกไปใส่ในแท็บ Shipment Line ให้อัตโนมัติ

11. ระบบดึง Description จาก Sales Order และใส่เลขที่ Sales Order ในช่อง Order Reference เพื่ออ้างอิงเอกสารให้อัตโนมัติ สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้

Tab : Shipment Line

1. เมื่อ Create lines from จากใบขายสินค้า (Sales Order) ระบบจะดึงรายการสินค้า จำนวน ราคา มาใส่ในใบเบิกสินค้า (Shipment) ให้อัตโนมัติ และสร้างการเชื่อมโยงเอกสารให้โดยอ้างอิงไปยัง Sales Order ที่ช่อง Sales Order Line (สามารถคลิ๊กขวา Zoom เพื่อเปิดเอกสาร Sales Order ได้)

หมายเหตุ *** หากคีย์รายการเบิกสินค้าเอง ไม่ดึงรายการ ( Create lines from) สินค้าจาก Sales Order ระบบจะไม่มีการเชื่อมโยงเอกสารมีผลให้ ***

A. รายงานการขายสินค้า Sales Order Report (Detail) แสดงว่ายังไม่ได้เบิกสินค้า

B. รายงานการเบิกสินค้า (Customer Shipment Report) แสดงว่า PO ยังไม่ได้ทำรับสินค้า

C. กรณีซื้อสินค้าจากต่างประเทศ ระบบจะไม่สามารถคำนวณต้นทุนได้ เพราะระบบดูประเภทการแปลง (Currency Conversion Type) จาก PO

2. แก้ไขจำนวนตามการเบิกจริง

3. กรณีจำนวนสินค้าในสต็อคมีน้อยกว่า Sales Order เมื่อทำการ Create lines from ระบบจะมีการแจ้งเตือน และแก้ไขจำนวนตามที่มีในสต็อคให้อัตโนมัติ ดังนั้นจึงควรตรวจสอบจำนวนให้ถูกต้องก่อนสมบูรณ์เอกสาร

หมายเหตุ *** หากมีการ Create lines from ดึงรายการจากใบขายสินค้า (Sales Order) แล้ว พบว่าข้อมูลที่ดึงมาไม่ถูกต้อง *** ต้องการกลับไปแก้ไขใบขายสินค้า (Sales Order) ต้องลบรายการที่ดึงมาทั้งหมดออกจากใบเบิกสินค้า (Shipment) ก่อน จึงจะสามารถกลับไปแก้ไขใบขายสินค้า (Sales Order) ได้

เนื่องจากระบบมีการป้องกัน หากมีการดึงรายการไปที่ใบเบิกสินค้า (Shipment) แล้ว แม้สถานะของใบเบิกสินค้า (Shipment) จะเป็น Draft จะไม่สามารถแก้ไข (Re-Activate) ใบขายสินค้า (Sales Order) ได้

Tab : Shipment

1. คีย์ข้อมูลเพิ่มเติมในขั้นตอนก่อนพิมพ์ฟอร์ม เช่น Order Reference, Description เนื่องจากขั้นตอนการ Create lines from จะดึงจาก Sales Order มาให้อัตโนมัติ หากคีย์ก่อน Create lines from จะถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติ

3. คลิ๊กปุ่ม Document Action (ปกติข้อความบนปุ่มจะแสดง Prepare)

4. เลือก Complete เพื่ออนุมัติเอกสารหรือสถานะเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องการอัพเดทให้เอกสาร

หมายเหตุ Drop Shipment ใช้ในกรณีที่ที่อยู่ในการส่งสินค้าไม่ใช่ที่เดียวกับ Business Partner

4.1 ระบบจะอัพเดท จำนวน On Hand Quantity และ Order Quantity ในกรอบ Product Info เปลี่ยนจำนวนจากก่อนเบิก เป็นจำนวนหลังเบิก

4.2 รายงาน Sales Order Report (Detail) ช่อง Quantity Not Delivery เปลี่ยนจำนวนจากก่อนเบิก เป็นจำนวนหลังเบิก

5. ปุ่ม Report (ฝั่งซ้าย) เพื่อเรียกดูฟอร์ม

5.1 เลือกพิมพ์ใบเบิกสินค้า Product Shipment ให้คลัง และ ใบส่งสินค้า Delivery Order ให้ลูกค้า

5.2 คลิ๊ก OK (ปุ่มเครื่องหมายถูกสีเขียว) เพื่อเรียกดูแบบฟอร์ม

6. คลิ๊กปุ่ม "เครื่องปรินท์" พิมพ์ใบเบิกสินค้าและใบส่งสินค้าเพื่อประกบกับใบขายสินค้า

หมายเหตุ กรณีต้องการบันทึกใบเบิกสินค้าเป็นไฟล์มี 2 วิธี ดังนี้

7.1 ปุ่มรูปแผ่นดิสก์ (ฝั่งซ้าย) เพื่อบันทึกใบเบิกสินค้า โดยสามารถเลือกได้หลายรูปแบบ เช่น PDF, Single sheet XLS (Excel)

7.2 ปุ่ม Export (ฝั่งขวา) ใช้งานคู่กับตัวเลือก PDF, XLS

5. MOVE ย้ายสินค้าไปคลังอื่น

Window : Inventory Move

Tab : Move

Tab : Move Line

1. From Warehouse ย้ายจากคลังไหน

2. To Warehouse ไปคลังไหน

3. Product สินค้า

4. Movement Quantity จำนวน

5. Create lines from ดึง Component ของ BOM

From Warehouse ย้ายจากคลัง? / To Warehouse ย้ายไปยังคลัง?

Product สินค้า กรณีย้ายสินค้าที่เป็นส่วนประกอบของ BOM สามารถเลือก BOM แล้ว Create lines from ได้

Movement Quantity จำนวนที่ต้องการย้าย

6. PDU ผลิตสินค้า

7. JU ปรับสินค้าออก, เข้า

8. PSI ปรับสต็อกจากการนับ