VistaERP

Basic Primary Standard Elementary Simple

ขั้นตอน การใช้งาน Master Maintenance

1.  คลิ๊กเมนูมาสเตอร์ (ดูที่ Master Maintenance) เพื่อเปิดหน้าต่างข้อมูลมาสเตอร์

2.  ระบบจะแสดงกรอบ Lookup Record เพื่อค้นหาข้อมูลมาสเตอร์ (ดูที่ Lookup Record)

3.  คลิ๊กปุ่ม New Record เพื่อสร้างใหม่ หรือ ใส่เงื่อนไขแล้วคลิ๊กปุ่ม ✓ เพื่อค้นหา

4.  ระบบจะแสดงหน้าต่างคีย์ข้อมูลมาสเตอร์ (ดูที่ Window)

5.  แท็บหลัก Parent Record

-  ค้นหามาสเตอร์ (ดูที่ Lookup Record)

-  สร้างมาสเตอร์ใหม่ (ดูที่ New Record)

-  เพิ่มมาสเตอร์ใหม่โดยคัดลอกจากมาสเตอร์ต้นฉบับ (ดูที่ Copy Record)

-  รายงานมาสเตอร์ (ดูที่ Master Report)

-  แก้ไข เปลี่ยนแปลง (ดูที่ Edit Record)

-  ลบมาสเตอร์ (ดูที่ Delete Record)

-  หยุดใช้งานมาสเตอร์ (ดูที่ In Active)

6.  แท็บรอง (ดูที่ Detail Record) เป็นข้อมูลย่อยของแท็บหลักที่เลือก การค้นหา / สร้างใหม่ / แก้ไข เปลี่ยนแปลง / ลบ / หยุดใช้งาน ขั้นตอนเหมือนแท็บหลัก

Master Maintenance ข้อมูลมาสเตอร์ คือ หลักที่จะถูกดึงไปใช้ในหน้าเอกสารต่าง ๆ เช่น บริษัทคู่ค้า สินค้า

Business Partner Rules

-  บริษัทคู่ค้า (ดูที่ Business Partner)

Product/Warehouse Setup

-  มาสเตอร์การผลิต เช่น ประเภท NG, กะ (ดูที่ Manufacturing Master)

-  หน่วย แปลงหน่วย (ดูที่ Unit of Measure)

-  สินค้า (ดูที่ Product)

-  กำหนดลิสต์ราคา (ดูที่ Price List)

Lookup Record การค้นหาข้อมูลมาสเตอร์ โดยกรอบค้นหาจะแสดงเมื่อ

1.  เข้าเมนูข้อมูลมาสเตอร์ครั้งแรก หรือ

2.  อยู่ในเมนูข้อมูลมาสเตอร์ แล้วคลิ๊กปุ่ม Lookup Record (แว่นขยาย)

การใช้งานกรอบค้นหา Lookup Record มี 3 ทางเลือก

A.  คลิ๊กปุ่ม New Record (รูปกระดาษมุมซ้ายล่าง) เพื่อสร้างใหม่ (ไม่ค้นหา)

B.  แท็บ Lookup Record เพื่อค้นหาพื้นฐาน ใส่เงื่อนไขในช่องที่ต้องการ (ใส่ % แทนบางส่วนของข้อความที่ต้องการละไว้) แล้วคลิ๊กปุ่ม [✓] ระบบจะแสดงข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไข เพื่อดูหรือแก้ไขข้อมูล

ตัวอย่าง Business Partner Master

1.  Key รหัสคู่ค้า ซึ่งรูปแบบรหัสของ Sum Hitech จะขึ้นต้นด้วย C, S, V ตามด้วยรหัสตัวเลข 3 หลัก

1.1  C - Customer ลูกค้า เช่น C-003 (มี -1, -2 ต่อท้ายกรณีเปลี่ยนชื่อบริษัท, ต่างสาขา)

1.2  S - Supplier เจ้าหนี้การค้า เช่น S012 - Pata Chemical (จะมี -F4, -F5 ต่อท้าย เนื่องจากมีการแยกค่าใช้จ่าย)

1.3  V - Vendor เจ้าหนี้อื่น ๆ เช่น V996 - DHL

2.  Name ชื่อคู่ค้า

3.  Partner Group กลุ่มคู่ค้า

4.  Name (Thai) ชื่อคู่ค้าช่องภาษาไทย

5.  Branch รหัสสาขาของคู่ค้า

หมายเหตุ

1.  ช่องข้อความสามารถใช้ % แทน ข้อความที่ต้องการละไว้ (ดูที่ Key or Search)

2.  สามารถใส่เงื่อนไขได้มากกว่า 1 ช่อง โดยระบบจะกรองเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขทุกช่องมาแสดง

C.  คลิ๊กแท็บ Advanced เพื่อค้นหาขั้นสูง

ขั้นตอน 1 เงื่อนไข

1.  ช่อง Column คลิ๊ก Drop Dowm เลือกคอลัมน์ที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข

2.  Operator

=  เท่ากับ                != ไม่เท่ากับ

~ ใกล้เคียง                !~ ไม่ใกล้เคียง

> มากกว่า                >= มากกว่าหรือเท่ากับ

< น้อยกว่า                <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ

>-< มากกว่าหรือน้อยกว่า

3.  Query Value ค่าที่ต้องการค้นหา, To Query Value กรณีค้นหาเป็นช่วงได้

ขั้นตอน มากกว่า 1 เงื่อนไข

4.  เพิ่มเงื่อนไข คลิ๊กปุ่ม New (ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-3)

5.  ลบเงื่อนไข คลิ๊กเงื่อนไขบรรทัดที่ไม่ต้องการให้เป็นแถบสีฟ้า แล้วคลิ๊กปุ่ม Delete (ถังขยะ)

6.  สร้าง Pattern (ชุดเงื่อนไข)

6.1  เมื่อใส่เงื่อนไขครบแล้ว (ขั้นตอนที่ 1-5)

6.2  พิมพ์ชื่อ Pattern ในช่อง Drop Down

6.3  คลิ๊ก Save (แผ่นดิสก์)

6.4  กรณีบันทึกสำเร็จจะแสดง Record saved ชื่อ Pattern

7.  เรียกใช้ Pattern

7.1  คลิ๊กแท็บ Advanced

7.2  คลิ๊ก Drop Down

7.3  เลือก Pattern ที่ต้องการ

7.4  คลิ๊กปุ่ม OK [✓] เพื่อค้นหา ระบบจะแสดงสินค้าที่ตรงกับ Pattern

8.  ลบ Pattern

8.1  เลือก Pattern (ขั้นตอนที่ 7.1 - 7.3)

8.2  คลิ๊กท้ายบรรทัดเงื่อนไขให้เป็นแถบสีฟ้า แล้วคลิ๊ก Delete (ถังขยะ) เพื่อลบเงื่อนไขทีละรายการจนหมด

8.3  คลิ๊ก Save (แผ่นดิสก์) เพื่อลบ Pattern

8.4  กรณีลบสำเร็จจะแสดง Delete ชื่อ Pattern

Window หน้าต่างคีย์ข้อมูลมาสเตอร์ ประกอบด้วย

ส่วนบน

1.  แท็บหัวหน้าต่าง อยู่บนสุด เปิดได้สูงสุด 10 หน้าต่าง

2.  แถบเครื่องมือ ประกอบด้วยปุ่ม ต่าง ๆ ดังนี้

A.  Undo Change (ลูกศรสีเหลือง) ยกเลิกการเปลี่ยนแปลง  จะแสดงเป็นสีเหลืองให้กดได้เมื่อมีแก้ไขรายการเดิมหรือเพิ่มรายการใหม่

B.  Help (เครื่องหมายคำถาม) แสดงคำอธิบายการบันทึกข้อมูลช่องต่าง ๆ

C.  New Record (กระดาษขาว) สร้างรายการใหม่

D.  Copy Record (กระดาษซ้อนกัน)

E.  Delete record (ถังขยะสีเขียว) ลบทีละรายการ โดยจะลบรายการที่เลือกอยู่ (เป็นแถบสีฟ้า)

F.  Delete Selected Items (กากบาทสีแดงซ้อนกัน) ลบหลายรายการ * ควรระวังในการลบ *

G.  Save changes (แผ่นดิสก์สีน้ำเงิน) บันทึกการเปลี่ยนแปลง

H.  ReQuery (ลูกศรวน) รีเฟรชข้อมูลให้แสดงข้อมูลที่อัพเดทล่าสุด

I.  Lookup Record (รูปแว่นขยาย) ใช้ค้นหารายการ

J.   Attatchment (รูปคลิปหนีบกระดาษ) ใช้แนบไฟล์เข้าสู่ระบบ

K.  Grid tOoggle รูปตาราง ใช้สลับมุมมอง แบบรายการเดียว (เหมาะกับการกรอกข้อมูล) กับแบบตาราง (เหมาะกับการดูหรือเปรียบเทียบข้อมูลหลายรายการ)

L.  HistorY records ใช้กรองข้อมูลหลังจากค้นหาข้อมูล เช่น เลือก Week ระบบจะแสดงเฉพาะเอกสารที่มีมีการอัพเดทภายใน 1 สัปดาห์

M.  Parent Record (ลูกศรซ้าย) ไปรายการหลัก (แท็บก่อนหน้า)

N.  Deail Record (ลูกศรขวา) ไปรายการย่อย (แท็บรอง)

O.  First record (ลูกศรขึ้นมีขีดบน) ไปรายการแรก

P.  Previous (ลูกศรขึ้น) ไปรายการก่อนหน้า

Q.  Next (ลูกศรลง) ไปรายการถัดไป

R.  Last (ลูกศรลงมีขีดล่าง) ไปรายการสุดท้าย

S.  Report (แว่นขยายกับเครื่องพิมพ์) ฟอร์มทั่วไป

T.  Print (เครื่องพิมพ์) ฟอร์มบัญชี

U.  Zoom Across (แว่นขยายส่องลูกศร) ดูเอกสารที่ดึงมาสเตอร์ไปใช้

V.  Product Info (กล่องสีน้ำเงิน) ดูสต็อกปัจจุบัน

ส่วนกลางฝั่งซ้าย

3.  Parent Record แท็บหลัก ข้อมูลมาสเตอร์

4.  Detail Record แท็บรอง ข้อมูลย่อยของมาสเตอร์ที่เลือกในแท็บหลัก

ตัวอย่าง มาสเตอร์คู่ค้า (Business Partner Master)

-  แท็บหลัก Business Partner เลือกคู่ค้ารหัส C003-1

-  แท็บรอง Location เป็นที่อยู่ของคู่ค้ารหัส C003-1 เท่านั้น

ตัวอย่าง มาสเตอร์สินค้า (Product Master)

-  แท็บหลัก Product เลือกสินค้ารหัส ABS AP-102 NAT

-  แท็บรอง Price เป็นการกำหนด Price List ของสินค้ารหัส ABS AP-102 NAT เท่านั้น

ส่วนกลางฝั่งขวา

5.  ช่องคีย์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งสัมพันธ์กับแท็บที่เลือก

ส่วนล่างซ้าย

6.  แถบสถานะแสดงข้อความสถานะปัจจุบัน เช่น

6.1  Inserted เพิ่มข้อมูลใหม่

6.2  Update data for copied record and save or ignore เพิ่มข้อมูลใหม่จากการก็อปปี้ ให้แก้ไขข้อมูลแล้วบันทึกเพื่อบันทึก หรือ Undo เพื่อยกเลิก

ส่วนล่างขวา

7.  แสดงสัญลักษณ์สถานะ (ลำดับที่ของรายการ / จำนวนของรายการ) เช่น

7.1  เครื่องหมาย + คือ รายการสร้างใหม่

7.2  เครื่องหมาย * คือ รายการที่ยังไม่บันทึก

New Record เพิ่มข้อมูลมาสเตอร์ใหม่

ขั้นตอน

1.  คลิ๊กเมนูมาสเตอร์ที่ต้องการเพิ่มข้อมูล ระบบจะแสดงกรอบ Lookup Record *** ควรค้นหาก่อนเพิ่มใหม่เพื่อป้องกันการซ้ำ ซึ่งข้อมูลซ้ำจะเป็นข้อมูลขยะในระบบ และทำให้เกิดปัญหาในการดึงไปใช้งานผิด *** (ดูที่ Lookup Record)

2.  เมื่อระบบแสดงหน้าต่างมาสเตอร์

3.  แท็บหลัก คลิ๊กปุ่ม New Record (กระดาษ) ระบบจะสร้างรายการใหม่

4.  คลิ๊กปุ่ม Grid Toggle เพื่อสลับมุมมองเป็นแสดงรายการเดียวให้เหมาะสมกับการคีย์ข้อมูล

5.  คีย์ข้อมูลช่องที่บังคับคีย์ (มี * กำกับ) ให้ครบถ้วน ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก

6.  คลิ๊กปุ่ม Save change (แผ่นดิสก์) เพื่อบันทึกการสร้าง

7.  คีย์ข้อมูลช่องอื่น ๆ ตามต้องการแล้วบันทึกอีกครั้ง

8.  ตรวจสอบความถูกต้องการดึงไปใช้งานในเอกสารต่าง ๆ เพราะหากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงหลังจากดึงไปใช้งาน อาจทำให้ข้อมูลผิดพลาด และแก้ไขยาก

Copy Record เพิ่มมาสเตอร์ใหม่โดยคัดลอกจากมาสเตอร์ต้นฉบับ

1.  ค้นหามาสเตอร์ที่เป็นต้นฉบับเพื่อคัดลอก และเพื่อป้องกันการสร้างซ้ำ

หมายเหตุ * หากเป็นมาสเตอร์ที่มีกลุ่ม เช่น คู่ค้า สินค้า ต้นฉบับควรเป็นกลุ่มเดียวกัน *

2.  คลิ๊กปุ่ม Copy Record

3.  แก้ไขช่องต่าง ๆ ให้ถูกต้อง * โดยเฉพาะช่องรหัส *

4.  คลิ๊กปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล

Edit Record แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลมาสเตอร์

1.  ค้นหาเอกสาร แล้วเลือกรายการที่ต้องการแก้ไข

2.  แก้ไขข้อมูลช่องต่าง ๆ ที่ต้องการ

หมายเหตุ

*  มาสเตอร์ที่บันทึกแล้ว บางช่องจะล็อคไม่ให้แก้ไข เพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด

ข้อควรระวัง

*  ควรระวังการแก้ไขมาสเตอร์ที่ถูกดึงไปใช้งานแล้ว (ตรวจสอบได้จาก Zoom Across) เพราะมีผลกับเอกสารที่ดึงข้อมูลมาสเตอร์ไปใช้ก่อนการแก้ไข (ติดต่อแผนกบัญชีทุกครั้ง)

Delete Record ลบ (เฉพาะรายการที่ยังไม่ดึงไปใช้ในเอกสาร)

1.  ค้นหารายการที่ต้องการลบ (พยายามกรองให้เหลือเฉพาะรายการที่จะลบ เพื่อป้องกันการลบผิด)

2.  ลบทีละบรรทัด หรือ ลบที่ละหลายบรรทัด

A.  ลบทีละบรรทัด

1.  คลิ๊กเลือกบรรทัดที่ต้องการลบ

2.  คลิ๊กปุ่มลบ Delete record (ถังขยะ)

3.  คลิ๊กปุ่ม ✓

B.  ลบทีละหลายบรรทัด

1.  คลิ๊ก Delete Selected Items (กากบาทแดงซ้อนกัน) ระบบจะแสดงกรอบเลือกรายการ

2.  เลือกบรรทัดที่ต้องการลบ โดยใช้ปุ่ม Shift หรือ Ctrl ช่วยในการเลือกหลายบรรทัด

-  Shift เพื่อเลือกบรรทัดที่อยู่ติดกันหลายบรรทัด เช่น ลบบรรทัดที่ 2-8

1.  คลิ๊กบรรทัดแรกที่ต้องการ (บรรทัดที่ 2)

2.  กด Shift ค้างไว้+คลิ๊กบรรทัดสุดท้ายของช่วง (บรรทัดที่ 8) แล้วปล่อย Shift

3.  คลิ๊กปุ่ม  ✓

-  Ctrl เพื่อเลือกบรรทัดที่ไม่อยู่ติดกัน เช่น ลบบรรทัดที่ 2, 4, 6, 8

1.  คลิ๊กรายการแรกที่ต้องการ (บรรทัดที่ 2)

2.  กด Ctrl ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 4, 6, 8 แล้วปล่อย Ctrl

3.  คลิ๊กปุ่ม  ✓

-  Shift & Ctrl ใช้ร่วมกัน เช่น ลบบรรทัดที่ 2-4, 6-8

1.  คลิ๊กบรรทัดที่ 2

2.  กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 4 แล้วปล่อย Shift

3.  กด Ctrl ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 6 แล้วปล่อย Ctrl

4.  กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 8 แล้วปล่อย Shift

5.  คลิ๊กปุ่ม  ✓

หมายเหตุ 

-  มาสเตอร์ที่ยังไม่บันทึก ใช้ปุ่ม Undo

-  มาสเตอร์ที่บันทึกแล้ว ควรใช้ความระมัดระวังในการลบ

-  มาสเตอร์ที่ถูกดึงไปใช้ในเอกสารแล้ว จะไม่สามารถลบได้ ต้องใช้การยกเลิกใช้งานแทน (ดูที่ In Active)

In Active หยุดใช้งาน เนื่องจากมาสเตอร์ที่ถูกดึงไปใช้ในเอกสารแล้ว จะไม่สามารถลบได้

1.  แท็บหลักค้นหาแล้วคลิ๊กเลือกมาสเตอร์ที่ต้องการ

2.  สลับมุมมองเป็นรายการเดียว

3.  ช่อง Active ติ๊กออก เพื่อยกเลิกใช้งาน

หมายเหตุ หากต้องการยกเลิกการใช้งานสินค้าที่มีสต็อก ต้องทำการปรับสต็อกให้เป็น 0 ก่อน เนื่องจากระบบมีการป้องกันการยกเลิกใช้งานสินค้าที่ยังมีสต็อก

Detail Record แท็บรอง เป็นข้อมูลย่อยของแท็บหลักที่เลือก (ตัวอย่าง Location, Price)

การค้นหา, สร้างใหม่, แก้ไข เปลี่ยนแปลง, ลบ, หยุดใช้งาน ขั้นตอนเหมือนแท็บหลัก

ขั้นตอน

1.  แท็บหลักค้นหาแล้วคลิ๊กเลือกมาสเตอร์ที่ต้องการ

2.  คลิ๊กแท็บรอง

New Record สร้างข้อมูลย่อยของมาสเตอร์

3.  ขั้นตอนเหมือนการเพิ่มใหม่ในแท็บหลัก (Parent Record)

Delete Record ลบข้อมูลย่อยของมาสเตอร์

3.  ขั้นตอนเหมือนการลบรายการในแท็บหลัก (Parent Record)

Lookup Record

1.  แท็บรองจะแสดงเฉพาะข้อมูลย่อยของแท็บหลักที่เลือกเท่านั้น

2.  เมื่อใช้งานการค้นหาเพื่อกรองเฉพาะรายการที่ต้องการเสร็จแล้ว ให้ค้นหาโดยไม่ใส่เงื่อนไขเพื่อให้แสดงรายการทั้งหมด

ตัวอย่าง

1.  หน้าต่าง Product

2.  แท็บ Product (แท็บหลัก) คลิ๊กปุ่ม Lookup Record ค้นหา Key = ABS AP-102 NAT ระบบจะแสดงสินค้าที่ตรงกับเงื่อนไข

3.  เลือก ABS AP-102 NAT

4.  คลิ๊กแท็บ Price (แท็บรองของแท็บ Product) แสดงเฉพาะ Pricelist ของสินค้า ABS AP-102 NAT เท่านั้น ไม่มี Pricelist ของสินค้าอื่น

จะแสดงเฉพาะข้อมูลย่อยของแท็บหลักที่เลือกเท่านั้น

5.  คลิ๊กปุ่ม Lookup Record ใส่เงื่อนไขการค้นหา Price List Version = S410

6.  คลิ๊กปุ่ม ✓ ระบบจะกรองให้แสดงเฉพาะ Pricelist Version ที่ค้นหา

7.  คลิ๊กปุ่ม Lookup Record ไม่ต้องใส่เงื่อนไข

เมื่อใช้งานการค้นหาเพื่อกรองเฉพาะรายการที่ต้องการเสร็จแล้ว ให้ค้นหาโดยไม่ใส่เงื่อนไขเพื่อให้แสดงรายการทั้งหมด

8.  คลิ๊กปุ่ม ✓ ระบบจะแสดง กำหนดราคาทั้งหมดของสินค้า ABS AP-102 NAT

Master Report เรียกดูรายงานมาสเตอร์

Preview เรียกดูรายงาน

1.  แท็บหลักค้นหามาสเตอร์ที่ต้องการ

2.  คลิ๊กปุ่ม Report

3.  กรณีมีมากกว่า 1 รายงาน ระบบจะแสดงเมนูให้คลิ๊กเลือก

4.  ใส่เงื่อนไขในการดึงข้อมูลของรายงาน

5.  คลิ๊กปุ่ม OK รอสักครู่ระบบจะแสดงหน้าต่างผลลัพธ์ (ดูที่ กรณี Process นาน) (ดูที่ กรณีแสดงผลผิดปกติ)

Export แปลงเป็น Excel

1.  คลิ๊กปุ่ม Export จะแสดงกรอบ Export

2.  ช่อง Files of Type

-   เลือก PDF เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ PDF

-  ช่อง Files of Type เลือก xls เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ Excel

Print สั่งพิมพ์ > คลิ๊กปุ่ม Print (ดูที่ กรณีปริ้นท์ผิดปกติ)

Save บันทึกเป็น PDF > คลิ๊กปุ่ม Save

Zoom Across เพื่อดูว่ามาสเตอร์ถูกดึงไปใช้งานในเอกสารใดบ้าง ก่อนการแก้ไขมาสเตอร์ เพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด

1.  ค้นหามาสเตอร์ที่ต้องการ

2.  คลิ๊กปุ่ม Zoom Across บนแถบเครื่องมือ

3.  ระบบจะแสดงเมนูให้คลิ๊กเลือกเพื่อดูเอกสารหรือการลงบัญชี

4.  คลิ๊กเลือกเมนูที่ต้องการ ระบบจะแสดงเอกสารหรือการลงบัญชีทั้งหมดให้

Window : Business Partner  บริษัทคู่ค้า *** ก่อนสร้างใหม่ทุกครั้ง ควรค้นหาโดยลบเงื่อนไขการค้นหาให้หมด แล้วใช้ % ในการละข้อความเพื่อให้แสดงคู่ค้าที่ใกล้เคียง เช่น กรณีที่มีการเว้นวรรคหรือใช้สัญลักษณ์ที่แตกต่างกัน เพื่อป้องกันการสร้างซ้ำซึ่งจะทำให้เป็นข้อมูลขยะในระบบ รวมถึงปัญหาที่จะตามมา คือ ผู้ใช้เลือกคู่ค้าผิด (ดูที่ Lookup Record)

Tab : Business Partner แท็บหลัก (ดูที่ New Record)

Field ช่องข้อมูล

ก.  Organization แผนก (เลือก 0_* เพื่อให้ทุกแผนกสามารถดึงไปใช้ได้)

ข.  Partner Group กลุ่มคู่ค้า *** ต้องเลือกให้ถูกต้องก่อนบันทึก ***

-  AP ผู้ขาย (ฝั่งเจ้าหนี้)

-  AR ลูกค้า (ฝั่งลูกหนี้)

-  TRADE ซื้อวัตถุดิบ ขายสินค้า-บริการ

-  OTHER ซื้อ/ขายอื่น ๆ เช่น REPAIR

-  EMPLOYEE พนักงาน

-  ASSETS ซื้อขายทรัพย์สิน

ค.  Partner Code รหัสคู่ค้า

ง.  Name ชื่อคู่ค้า

จ.  Tax ID รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี / ไม่มีใส่ 0

ฉ.  Name (Thai) ชื่อคู่ค้าภาษาไทย

ช.  Branch สาขา

หมายเหตุ จ - ช ใช้แสดงในฟอร์มและรายงานที่เกี่ยวกับภาษี เช่น Tax Invoice

ซ.  Customer ติ๊กกรณีเป็นลูกค้า (ไม่ติ๊กกรณีไม่ใช่ลูกค้า เมนูฝั่งขาย เช่น Sale Order จะไม่แสดงใน BP Info ให้เลือก

ฌ.  Vendor ติ๊กกรณีเป็นผู้ขาย (ไม่ติ๊กกรณีไม่ใช่ผู้ขาย เมนูฝั่งซื้อ เช่น Purchase Order จะไม่แสดงใน BP Info ให้เลือก)

ญ.  Employee ติ๊กกรณีเป็นพนักงาน

ฎ.  Active ติ๊ก กรณีใช้งาน (ติ๊กออก กรณียกเลิกใช้งาน เมนูเอกสารต่าง ๆ จะไม่แสดงให้เลือกดึงไปใช้งาน

ฏ.  URL เว็บไซต์ / EMail Address อีเมลล์ / Description คำอธิบายเพิ่มเติม เช่น รหัสสาขา เนื่องจากระบบจะนำไปแสดงใน BP Info เพื่อช่วยในการเลือกใช้

หมายเหตุ

1.  การแก้ไขชื่อคู่ค้าภายหลัง จะมีผลให้เอกสารที่มีในระบบทั้งหมดเปลี่ยนเป็นชื่อใหม่

2.  หากสร้างคู่ค้าใหม่จะสามารถเลือกใช้ในเอกสารได้ทั้งชื่อเดิมและชื่อใหม่ โดยยอดหนี้จะแยกกัน

Tab : Bank Account บัญชีธนาคารของคู่ค้า

ฐ.  Bank ธนาคาร / Branch สาขา / Account No เลขที่บัญชี / Account Name ชื่อบัญชี / Account EMail อีเมลล์

Tab : Customer กรณีเป็นลูกค้า (ติ๊ก Customer ที่แท็บแรก)

ฑ.  Price List ค่าเริ่มต้นของลิสต์ราคาขาย (ดูที่ Price List)

-  ถ้ามีลิสต์ราคาเฉพาะของลูกค้า เลือกลิสต์ราคาของลูกค้าเฉพาะราย

-  ถ้าไม่มีลิสต์ราคาของลูกค้าเฉพาะราย เลือก Selling THB, JPY, USD ตามสกุลเงินที่ซื้อขายประจำ

ฒ.  Payment Term ค่าเริ่มต้นของประเภทการชำระเงิน

Tab : Vendor กรณีเป็นผู้ขาย (ติ๊ก Vendor ที่แท็บแรก)

ณ.  Purchase Pricelist ค่าเริ่มต้นของลิสต์ราคาซื้อ (ดูที่ Price List)

-  ถ้ามีลิสต์ราคาเฉพาะของผู้ขาย เลือกลิสต์ราคาของผู้ขายเฉพาะราย

-  ถ้าไม่มีลิสต์ราคาของลูกค้าเฉพาะราย เลือก Purchase THB, JPY, USD ตามสกุลเงินที่ซื้อขายประจำ

ด.  PO Payment Term ค่าเริ่มต้นของประเภทการชำระเงิน

หมายเหตุ เมื่อสร้างเอกสารและเลือกลูกค้า ระบบจะดึงค่าเริ่มต้นของ Price List กับ Payment Term ที่กำหนดใน BP Master ไปใส่ในเอกสารให้อัตโนมัติ

Tab : Location ตำแหน่งที่ตั้ง สามารถมีได้มากกว่า 1 รายการ เช่น ที่อยู่ในการส่งสินค้า, ที่อยู่ในการออกอินวอยซ์ *** ยกเว้นกรณีต่างสาขาในการยื่นภาษีให้เพิ่ม Business Partner รายใหม่ ***

ต.  Name ชื่อเรียกที่อยู่ เพื่อแสดงให้เลือกตอนคีย์ข้อมูล เช่น เลขที่, ถนน

ถ.  Address ที่อยู่ภาษาอังกฤษ เพื่อแสดงในฟอร์มและรายงานทั่วไป

ท.  Address (Thai) ที่อยู่ภาษาไทย เพื่อแสดงในฟอร์มและรายงานที่เกี่ยวกับภาษี

ธ.  ZIP รหัสไปรษณีย์ / Phone เบอร์โทรศัพท์ / Fax เบอร์โทรสาร

น.  Sales Region เขตการขาย เช่น ขายชิ้นส่วน ขายเคมี ใช้แบ่งกลุ่มยอดขายใน รายงานวิเคราะห์ขายแยกตามเขตการขาย (Sales Analysis Group by Region)

บ.  Ship Address ติ๊ก = ที่อยู่ในการส่งสินค้า

ป.  Invoice Address ติ๊ก = ที่อยู่ในการออกเอกสารอินวอยซ์

Contact User ผู้ติดต่อ

ผ.  Partner Location ผูกกับที่อยู่จากแท็บ Location

ฝ.  Title คำนำหน้าชื่อหรือตำแหน่ง

พ.  Name ชื่อผู้ติดต่อ จะนำไปแสดงเป็นตัวเลือกในการคีย์เอกสาร รวมถึงเพื่อใช้แสดงในฟอร์มต่าง ๆ

ฟ.  EMail Address อีเมลล์ / Partner Location ที่อยู่ / Phone เบอร์โทรศัพท์ ของผู้ติดต่อ

Manufacturing Master มาสเตอร์การผลิต เช่น ประเภท NG, กะ

NG Type ประเภท NG

A.  Search Key รหัส (ใส่ INS, INJ นำหน้า)

-  เพื่อจัดกลุ่มและเรียงลำดับ เวลาแสดงให้เลือกในหน้าผลิต

-  เพื่อเรียงลำดับในรายงานการผลิต

B.  Name ชื่อประเภท NG

Shift Type ประเภทกะ

A.  Search Key รหัส

B.  Name ชื่อประเภทกะ

Unit of Measure หน่วย รวมถึง Packing

Conversion แปลงหน่วย

Product สินค้า *** ก่อนสร้างใหม่ทุกครั้ง ควรค้นหาจาก Lookup Record (ดูที่ Lookup Record) และ Product Info (ดูที่ Product Info) โดยลบเงื่อนไขการค้นหาให้หมด แล้วใช้ % ในการละข้อความเพื่อให้แสดงสินค้าที่ใกล้เคียง เช่น กรณีที่มีการเว้นวรรคหรือใช้สัญลักษณ์ที่แตกต่างกัน

เพื่อป้องกันการสร้างซ้ำซึ่งจะทำให้เป็นข้อมูลขยะในระบบ รวมถึงปัญหาที่จะตามมา คือ ผู้ใช้เลือกสินค้าผิด และทำให้สต็อกผิด

Tab : Product

A.  Organization แผนก (เลือก 0_* คือ ทุกแผนกสามารถดึงไปใช้ได้)

B.  Product Category กลุ่มสินค้า *** ต้องเลือกให้ถูกต้องเป็นอันดับแรก เนื่องจากการแก้ไขภายหลังอาจมีผลทำให้การลงบัญชีผิด ***

C.  Product Code รหัสสินค้า

D.  Name ชื่อสินค้า (255 ตัวอักษร)

E.  SUM ID รหัสภายใน (60 ตัวอักษร)

F.  Description รหัสสินค้าที่ใช้เชื่อมโยงกับระบบ SANWA เพื่อ Import Invoice

G.  Active ติ๊กกรณีที่ใช้งาน (ไม่ติ๊กกรณียกเลิกใช้งานเพื่อไม่ให้ฝ่ายขายดึงไปใช้งานในเอกสารต่าง ๆ ได้ โดยสินค้าจะต้องไม่เหลือสต็อกแล้ว)

H.  Tax Category ประเภทภาษี เมื่อเอกสารต่าง ๆ ดึงสินค้าไปใช้ จะดึงประเภทภาษีไปใส่ในเอกสารให้อัตโนมัติ แต่สามารถเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้

I.  UOM หน่วย (เก็บสต็อก)

J.  Product Type ประเภทสินค้า (กรณีสินค้าเลือก Item / กรณีบริการเลือก Service)

K.  Purchased ติ๊กกรณีซื้อ เพื่อให้สินค้าแสดงให้เลือกเมื่อทำเอกสารฝั่งซื้อ เช่น สั่งซื้อสินค้า PO (Purchase Order) เป็นต้น

L.  Sold ติ๊กกรณีขาย เพื่อให้สินค้าแสดงให้เลือกเมื่อทำเอกสารฝั่งขาย เช่น ออกอินวอยซ์ AR Invoice (Customer) เป็นต้น

M.  Stocked สินค้าเก็บสต็อก * ติ๊กเฉพาะสินค้าที่นับสต็อกในระบบเท่านั้น หากไม่ติ๊กจะไม่สามารถเช็คสต็อกในระบบได้  *

N.  Bill of Materials สินค้า BOM ใช้ร่วมกับแท็บ Bill of Materials เพื่อกำหนดสินค้าที่เป็นส่วนประกอบ (Component)

O.  SKU รหัสภายใน

P.  UPC/EAN รหัสบาร์โค้ด ใช้เป็นตัวช่วยในการค้นหาสินค้าในหน้า Product Info

Q.  Group Header ข้อความที่ต้องการให้แสดงหัวกลุ่มสินค้าใน Invoice (อนาคตเพิ่มให้ใช้ Description ของ Product Category เป็นอันดับแรก)

R.  UnitsPerPack จำนวนต่อแพ็ค

S.  Customer Default ลูกค้าหลัก (กรณีลูกค้าเดียวกันพิมพ์ให้เหมือนกัน)

T.  Production Amount ยอดเงินที่ใช้ในการผลิต

หมายเหตุ S - T ใช้แสดงในรายงานขาย รายงานผลิต

Tab : Bill of Materials (BOM) เพิ่มรายการที่เป็นส่วนประกอบในการผลิต (ติ๊ก Bill of Materials ในแท็บ Product)

1.  Product สินค้าที่ผลิตได้

2.  Production Quantity จำนวนที่ผลิตได้

3.  BOM Product สินค้าที่ใช้เป็นส่วนประกอบ

4.  Consume Quantity จำนวนส่วนประกอบที่ใช้

หมายเหตุ เมื่อกำหนดส่วนประกอบครบทุกรายการ คลิ๊กปุ่ม Grid Toggle สลับมุมมองเป็นแบบหลายรายการเพื่อตรวจสอบ

Tab : Vendor Related รหัสผู้ขายต่างจากรหัสภายใน

1.  Product สินค้าที่ต้องการกำหนดการเชื่อมโยงผู้ขาย

2.  Business Partner ผู้ขายที่เชื่อมโยง

3.  Partner Product No. รหัสสินค้าฝั่งผู้ขาย

4.  Vendor Product Name ชื่อสินค้าฝั่งผู้ขาย

5.  UOM หน่วยฝั่งผู้ขาย

6.  Current vendor

Tab : Customer Related รหัสสินค้าที่ออกอินวอยซ์ต่างจากรหัสภายใน

1.  Product สินค้าที่ต้องการกำหนดการเชื่อมโยงลูกค้า

2.  Business Partner ลูกค้าที่เชื่อมโยง

3.  Partner Product No. รหัสสินค้าฝั่งลูกค้า

4.  Partner Product Name ชื่อสินค้าที่ลูกค้าเรียก

ตัวอย่าง

-  สินค้า 1 Part ลูกค้า 1 ราย แสดงได้หลายรหัส

-  สินค้า 1 Part ลูกค้า 2 ราย

Tab : Price กำหนดราคาซื้อขาย เหมาะสำหรับกำหนดทีละ 1 สินค้า (New Record เพื่อเพิ่มใหม่ / Lookup Record ค้นหาเพื่อแก้ไขราคา)

1.  Product สินค้าที่จะกำหนดราคา (อัตโนมัติจากแท็บหลัก)

2.  Pricelist Version เลือกเวอร์ชั่นของลิสต์ราคา (ดูที่ Price List)

3.  Customer Item Code รหัสสินค้าฝั่งลูกค้าที่กำหนดในแท็บ Customer Related / Packing Size ประเภทการแพ็ค

4.  Standard Price ราคาซื้อขาย (จะถูกดึงไปใส่ช่อง Price ของเอกสาร)

5.  List Price ราคาตั้งก่อนส่วนลด (จะถูกดึงไปใส่ช่อง List Price ของเอกสาร)

6.  Description รายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ใส่วันที่อ้างอิง (วันที่มีผลคือช่อง Valid Date แท็บ Version)

หมายเหตุ เมื่อกำหนดลิสต์ราคาครบทุกรายการ คลิ๊กปุ่ม Grid Toggle สลับมุมมองเป็นแบบหลายรายการเพื่อตรวจสอบ

ตัวอย่าง 

-  สินค้า 1 Part / Business Partner 1 ราย / Customer Related 2 Code

-  Csutomer Related 1 Code มี 2 Packing Size ราคาต่างกัน

หมายเหตุ บันทึกและแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนดึงไปใช้งานในเอกสารต่าง ๆ

ตัวอย่าง Purchase USD > Selling THB

10. วิธีดูราคาซื้อ material จาก PU

ดูที่เมนู Product แท็บ Price

แต่จะไม่มี change date เพราะอยู่ที่ Price List Version

1.  ใส่ในชื่อเวอร์ชั่น

2.  ใส่วันที่ใน Description

3.  เพิ่ม report ในแท็บ Price เพื่อ Join Valid Date

เปลี่ยนแปลงรหัสสินค้า, ชื่อสินค้า

1.  เป็นสินค้าเดิม (แก้ไขรหัสสินค้า, ชื่อสินค้า)

1.1  มีผลกับทุกเมนูที่ดึงสินค้านี้ไปใช้งาน เช่น BOM, เอกสาร, ฟอร์ม, รายงาน

1.2  ไม่ต้องแก้ไข BOM

2.  เป็นสินค้าใหม่ (สร้างสินค้าใหม่)

2.1  เอกสารเก่าจะยังเป็นชื่อสินค้าเดิม

2.2  ต้องมีการเปลี่ยนแปลง BOM

A.  แก้ไข Bom เดิม

B.  สร้าง Bom ใหม่

Price List สร้างลิสต์ราคา และกำหนดราคาสินค้า

Tab : Price List สร้างลิสต์ราคา

A.  Organization แผนก (เลือก 0_* คือ ทุกแผนกสามารถดึงไปใช้ได้)

B.  Name ชื่อลิสต์ราคา เช่น C001-THAI STANLEY ELEC

หมายเหตุ หากคู่ค้าที่มีมากกว่า 1 เงินสกุล และต้องการสร้าง

C.  Business Partner คู่ค้า เช่น C001 หากเป็นลิสต์ราคากลางให้เว้นว่าง เช่น Purchase_THB

D.  Price Precision กำหนดราคาทศนิยมกี่ตำแหน่ง

E.  Default ติ๊กกรณีเป็นลิสต์ราคาเริ่มต้น

F.  Sales Price List ติ๊กกรณีเป็นลิสต์ราคาฝั่งซื้อ / ไม่ติ๊กกรณีเป็นลิสต์ราคาฝั่งขาย

G.  Price includes Tax ติ๊กกรณีเป็นราคารวมภาษี

H.  Enforce price limit

Tab : Version สร้างเวอร์ชั่นลิสต์ราคา มี 2 ขั้นตอน

1.  สร้างเวอร์ชั่นลิสต์ราคา

A.  Price List อัตโนมัติจากแท็บหลัก

B.  Name ชื่อเวอร์ชั่น เช่น C001-THAI STANLEY v.190101

C.  Valid from วันที่เริ่มมีผล เช่น 01/01/2019

2.  กำหนดราคาสินค้า มี 2 ทางเลือก

2.1 ทีละหลาย Part โดยคัดลอกทุก Part จากลิสต์ราคาเวอร์ชั่นก่อนหน้า มาแก้ไขราคา

D.  Base Price List เลือกลิสต์ราคาเวอร์ชั่นก่อนหน้าที่ต้องการใช้เป็นต้นแบบ

E.  คลิ๊กปุ่ม Create Price List

F.  กรอบ Create Price List ช่อง Delete old/existing records หากติ๊กจะลบราคาสินค้าในเวอร์ชั่นก่อนหน้า (ไม่เปิดใช้งานเพื่อป้องกันการลบโดยไม่ตั้งใจ)

G.  เมื่อคัดลอกสำเร็จระบบจะแสดง Successful คลิ๊ก OK เพื่อปิดกรอบ และแก้ไขราคาในแท็บ Product Price

2.2  ทีละ Part (ดูที่ Tab Product Price)

Tab : Product Price กำหนดราคาสินค้าทีละ Part (ใช้งานเหมือน แท็บ Price ของหน้าต่าง Product)

H.  Price List Version อัตโนมัติจากแท็บ Version

I.  Product สินค้าที่จะกำหนดราคา

J.  Customer Item Code รหัสสินค้าของคู่ค้า / Packing Size ประเภทการแพ็ค

L.  Standard Price ราคาซื้อขาย (หน่วยเก็บสต็อก)

M.  List Price ราคาตั้งก่อนส่วนลด (หน่วยเก็บสต็อก)

N.  Limit Price ลิมิตราคา หากซื้อ-ขายเกินราคานี้ ระบบจะแจ้งเตือน

ตัวอย่าง Price List สำหรับผู้ขายที่ไม่มีลิสต์ราคาเฉพาะราย

Product A เริ่มซื้อ 31/12/2019 ไม่มีราคากลางเวลา PO ใส่ราคาเองทุกครั้ง

Product B เริ่มซื้อ 31/12/2019 ราคาซื้อ 100 บาท ทุกเอกสารที่เลือก Purchase THB

ตัวอย่าง Price List สำหรับผู้ขายเฉพาะราย กรณีมีการกำหนดราคาทีละ Part

01/01/2020 Product C ราคาซื้อ 100 บาท / Product D ราคาซื้อ 100 บาท

01/04/2020 ปรับราคาซื้อเฉพาะ Product C เป็น 110 บาท ส่วน Product D ราคาเดิม

ตัวอย่าง Price List สำหรับผู้ขายเฉพาะราย กรณีมีการกำหนดราคาทีละหลาย Part

01/01/2020 Product D ราคาซื้อ 100 บาท / Product E ราคาซื้อ 500 บาท

01/04/2020 Product D ราคาซื้อ 110 บาท / Product E ราคาซื้อ 550 บาท (ปรับราคาหลาย Part)

การสร้างกำหนดราคาและเปลี่ยนแปลงราคาสินค้า

กรณียังไม่มี Price List Version (ซึ่งจะยังไม่มี Product Price ด้วย) จะเพิ่ม Price List Version และเพิ่ม Product Price ตามขั้นตอนปกติ

ขั้นตอน เพิ่ม Price List Version และเพิ่ม Product Price

A.  Tab : Price List เลือก Price List ที่ต้องการ

B.  Tab : Version เพิ่ม Varsion ใหม่

C.  Tab : Product Price เพิ่ม Product Price ใหม่

กรณีมี Price List Version แล้ว

1.  ยังไม่มี Product Price เพิ่ม Product Price ใหม่ใน Version ล่าสุด

ขั้นตอน เพิ่ม Product Price ใน Version ล่าสุด

A.  Tab : Price List เลือก Price List ที่ต้องการ

B.  Tab : Version เลือก Version ล่าสุด (Valid From ล่าสุด)

C.  Tab : Product Price เพิ่ม Product Price ใหม่

2.  มี Product Price ใน Version ล่าสุดแล้ว แต่ต้องการเปลี่ยนแปลง Product Price ของ Version ล่าสุด ซึ่งจะไม่สามารถตรวจสอบราคาเก่าได้

ขั้นตอน แก้ไข Product Price ของ Version ล่าสุด

A.  Tab : Price List เลือก Price List ที่ต้องการ

B.  Tab : Version เลือก Version ล่าสุด (Valid From ล่าสุด)

C.  Tab : Product Price เลือกสินค้าที่ต้องการ แล้วแก้ไขราคา

3.  มี Product Price ใน Version ล่าสุดแล้ว แต่ต้องการเพิ่ม Version ใหม่ เพื่อเก็บ Product Price ของ Version เก่าไว้ตรวจสอบ

ขั้นตอน เหมือนกรณียังไม่มี Price List Version

Report

1.  Window : Price List

2.  Tab : Price List เลือก Price List ที่ต้องการ

3.  คลิ๊กปุ่ม Report

เงื่อนไข

3.1  Business Partner อัตโนมัติตามที่เลือกในขั้นตอนที่ 2 (ลบออกเพื่อดึงข้อมูลทุก Business Partner ซึ่งใช้เวลาดึงข้อมูลนาน)

3.2  Only Last Updated ? ติ๊กเพื่อแสดงเฉพาะ Product Price ล่าสุดเท่านั้น

3.3  For Export Excel ? ติ๊กเพื่อให้เหมาะสำหรับ Export เป็น Excel (แสดงหัวคอลัมน์เฉพาะหน้าแรก)

หมายเหตุ รายงานจัดเรียงตาม Price List > Product > Version เพื่อให้สินค้าเดียวกันอยู่ติดกันเห็นการอัพเดทของราคา (รอตรวจสอบความถูกต้องและความตรงตามวัตถุประสงค์)

8.  วิธีดู Master list ของแต่ละลูกค้า พร้อม process and price ไม่สามารถแสดงเป็นคอลัมน์ Process INJ PLT ได้ เนื่องจากไม่ได้ออกแบบให้รองรับ

Field Master ช่องคีย์ข้อมูลพื้นฐาน ของหน้าต่างข้อมูลมาสเตอร์

อัตโนมัติจากการล็อคอิน

Organization แผนก (เลือก 0_* คือ ทุกแผนกสามารถดึงไปใช้ได้)

Active

-  ติ๊ก = ใช้งาน

-  ไม่ติ๊ก = ไม่ใช้งาน

Branch สาขา

Category กลุ่ม * ต้องเลือกให้ถูกต้องเป็นอันดับแรก

Code รหัส การตั้งรหัสควรมีคุณสมบัติเพื่อสะดวกในการดึงไปใช้งาน ดังนี้

-  ไม่ซ้ำกัน

-  กระชับ

-  สามารถจำแนกกลุ่มได้

-  สามารถเรียงลำดับได้

Default

-  ติ๊ก = กำหนดเป็นค่าเริ่มต้น เมื่อสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดึงไปใช้เป็นค่าเริ่มต้น

-  ไม่ติ๊ก = ไม่ใช่ค่าเริ่มต้น

Description คำอธิบายเพิ่มเติม

Employee ติ๊ก=พนักงาน

Group เหมือน Category

Key เหมือน Code

Name ชื่อ จะถูกนำไปแสดงในเอกสาร

Name (Thai) ชื่อภาษาไทย ระบบจะนำไปแสดงในรายงานที่เกี่ยวกับภาษี

Phone, 2nd Phone โทรศัพท์

Fax โทรสาร

EMail Address อีเมลล์

ZIP รหัสไปรษณีย์

Product Type ประเภทสินค้า

Search Key เหมือน Code

Summary Level

-  ติ๊ก = กำหนดเป็นระดับสรุป

Tax Category ประเภทภาษี

Tax ID รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี

UOM หน่วย

URL เว็บไซต์

* สำคัญ

ติ๊ก

Customer ลูกค้า

Vendor ผู้ขาย

Purchased ฝั่งซื้อ

Sold ฝั่งขาย

Stocked เก็บสต็อก

Bill of Materials BOM

Invoice

Group Header หัว Invoice

UnitPerPack จำนวนในแพ็ค

รายงาน

Customer Default ลูกค้าหลัก พิมพ์ให้เหมือนกัน

Production Amount ยอดจากการผลิต

ไม่สำคัญ

SKU

UPC/EAN