VistaERP

Group : Purchase System ระบบสั่งซื้อสินค้า ประกอบด้วย

Window : [PS-PO-01] Purchase Order (Vendor) ใบสั่งซื้อสินค้าจากผู้ขาย

Window : [PS-IM-01] Material Receive (Vendor) รับสินค้าจากผู้ขายเข้าคลัง (ดูที่ MRV)

Group : Purchase Return Order คืนสินค้าให้ผู้ขาย

Window : [PS-PO-02] Purchase Return Order ใบสั่งคืนสินค้าให้ผู้ขาย (ดูที่ PO Return)

Window : [PS-IM-02] Material (Return) Vendor ใบส่งคืนสินค้าให้ผู้ขาย (ดูที่ MRV Return)

Group : Purchase Report รายงานฝั่งซื้อสินค้า (ดูที่ Purchase & Sale Report)

Report : Purchase Order Report (Sum Hitech) รายงานแสดงรายละเอียดใบสั่งซื้อสินค้า

Report : Purchase Order Report (Detial) รายงานแสดงรายละเอียดใบสั่งซื้อสินค้า

Report : Vendor Receive Report รายงานการรับสินค้าจากผู้ขาย

Report : Invoice Ranking (Vendor) รายงานจัดอันดับ Invoice ผู้ขาย (ฝั่งซื้อสินค้า)

Group : Account Payable ตั้งหนี้เจ้าหนี้

Window : [AP-IV-01] Invoice (Vendor) ใบตั้งหนี้เจ้าหนี้ (ฝั่งซื้อสินค้า)

Window : [AP-CN-02] Credot Note (Vendor) ใบลดหนี้ (ฝั่งเจ้าหนี้)

---

PO

Date Promised

PO Line

Date Promised

Form PO

Report Order

MRV

Create lines from

Date Promised

---

Window : [PS-PO-01] Purchase Order

Tab : Purchase Order ซื้อกับใคร หัวกระดาษใบสั่งซื้อ ว่าซื้อกับใคร วันที่เท่าไร เข้าคลังไหน สกุลเงินอะไร

***Price List กับ Currency Type มีความสำคัญ*** เนื่องจากระบบจะนำไปใช้ในการคำนวณต้นทุนในขั้นตอนรับสินค้าเข้าคลัง (MRV)

Tab : PO Line ซื้ออะไร รายการในใบสั่งซื้อ ซื้อสินค้าอะไร จำนวน ราคา ประเภทภาษี

Tab : Purchase Order อนุมัติเอกสาร พิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้า

Tab : Purchase Order

1. คลิ๊กปุ่ม New Record (รูปกระดาษสีขาว) เพื่อสร้างเอกสาร Purchase Order ใหม่

2. กรอกข้อมูลช่องสีชมพู (จำเป็นต้องกรอก) ให้ครบทุกช่อง อัตโนมัติจาก?

2.1 Organization หน่วยงานที่ทำเอกสาร

2.2 Target Doc Type ประเภทเอกสาร

- Purchase Order (PO) กรณีซื้อสินค้าเพื่อขาย

- Purchase Order Other (POO) กรณีซื้อสินค้าหรือบริการมิใช่เพื่อขาย เช่น SAMPLE & ADVERTISING หรือ ASSEMBLE & CONVERSION

2.3 Date Ordered วันที่สั่งซื้อ

2.4 Date Promised วันที่คาดว่าจะได้รับสินค้า

2.5 Business Partner บริษัทคู่ค้าที่ต้องการสั่งซื้อ

หมายเหตุ กรณี Business Partner มีหลายที่อยู่, หลายสาขา

*** ควรเลือกให้ถูกต้องก่อนบันทึกเอกสาร เนื่องจากมีผลกับ Price List ***

2.6 Partner Location ที่อยู่บริษัทคู่ค้า

2.7 Sales Representative พนักงานขาย

2.8 Warehouse คลังสินค้าที่ใช้ในการเก็บสินค้าที่จะสั่งซื้อ

2.9 Payment Term เทอมการชำระเงิน

2.10 Price List ราคาปลีก (Purchase สกุลเงิน) / Currency จะเปลี่ยนแปลงตาม Price List

2.11 Currency Type ประเภทการแปลงเงินสกุลเงิน (จะแสดงเมื่อ Currency ไม่ใช่ THB) เลือก Spot (Purchase) ย้อนหลัง 1 วัน

*** Business Partner, Price List, Currency Type ควรตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนบันทึกเอกสาร เนื่องจากหากเปลี่ยนแปลงภายหลังคีย์รายการใน PO Line ระบบจะแก้ไขราคาของทุกรายการเป็น 0 เพื่อป้องกันความผิดพลาดจากการคำนวณ ***

3. เมื่อคีย์ข้อมูลที่จำเป็นครบทุกช่องแล้ว คลิ๊กปุ่ม Save changes เพื่อบันทึกเอกสาร ระบบจะเปลี่ยนช่อง Document No จาก <null> เป็นเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ

หมายเหตุ กรณีที่บันทึกเอกสารแล้วระบบไม่รันเลขที่เอกสาร

***ข้อควรระวัง*** ควรตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนบันทึกเอกสาร

1. Target Doc Type กับ Date Ordered จะมีผลกับการรันเลขที่เอกสาร

2. Business Partner, Warehouse จะมีผลกับการรับสินค้า

3. กรณีซื้อเป็นเงินสกุล Price List กับ ***Currency Type*** จะมีผลกับราคาและการคำนวณต้นทุนสินค้าทุกรายการ

Tab : PO Line

1. Product สินค้า

1.1 กรณีทราบรหัสสินค้า ใส่รหัสหรือชื่อสินค้า (ใช้ % แทนข้อความที่ต้องการละ) แล้วกดปุ่ม Tab บนแป้นคีย์บอร์ด

1.2.1 หากมีสินค้าที่ตรงกับเงื่อนไขเพียง 1 รายการ ระบบจะดึงมาใส่ในช่อง Product อัตโนมัติ

1.2.2 หากมีสินค้าที่ตรงกับเงื่อนไขมากกว่า 1 รายการ ระบบจะแสดง Product Info ให้เลือก

1.2 กรณีไม่ทราบรหัสสินค้า คลิ๊กปุ่มสีน้ำเงินท้ายช่องเพื่อค้นหาสินค้า

1.3 กรณีไม่พบสินค้าในระบบ คลิ๊กขวาที่ช่อง Product เลือก Zoom เพื่อสร้างสินค้า

2. Quantity จำนวนสั่งซื้อ

3. List Price หากมีการกำหนดราคาปลีก Price List ตรงกับแท็บ Purchase Order (Purchase THB) ไว้ เมื่อดึงสินค้ามาใช้ ระบบจะดึงราคามาใส่ให้อัตโนมัติ

4. Price ราคาซื้อ (ของใบนี้)

4.1 กรณีไม่มีส่วนลด ใส่ราคาซื้อ (Price) เท่ากับช่องราคาปลีก (List Price)

4.2 กรณีมีส่วนลด

4.2.1 กรณีใส่ราคาซื้อช่อง Price เป็นราคาที่ลดแล้ว ระบบจะคำนวณ "Discount %" ให้อัตโนมัติ

4.2.2 กรณีลดเป็น % ใส่เปอร์เซ็นต์ที่ลด ลงในช่อง "Discount %" ระบบจะคำนวณราคาซื้อ (ของใบนี้) ใส่ลงในช่อง Price ให้อัตโนมัติ

5. Tax ประเภทภาษี (ซื้อต่างประเทศ No VAT, ขายต่างประเทศ VAT0%, ซื้อขายภายในประเทศ VAT7%)

6. คลิ๊กปุ่ม Save Changes (รูปแผ่นดิสก์บน Toolbar) เพื่อบันทึกรายการ

6.1 ระบบจะคำนวณยอดเงินของเอกสารทั้งใบแสดงที่แถบสถานะ (Status Bar) ด้านล่าง (จำนวนรายการ ยอดเงินสกุล ยอดเงินสกุลรวมภาษี และยอดเงินไทยรวมภาษีของทั้งใบ) เพื่อให้ตรวจสอบ

6.2 มุมขวาล่างแสดง "ลำดับรายการ/จำนวนรายการทั้งหมด" สามารถคลิ๊กเพื่อแสดง Logs ที่ระบบบันทึกการเปลี่ยนแปลงของรายการที่เลือกอยู่ได้

อัตโนมัติ

1. จากแท็บ Purchase Order

1.1 Date Promised

1.2 Organization หน่วยงานที่ซื้อ

2. จากมาสเตอร์ของสินค้า (Product Master)

2.1 UOM หน่วย

2.2 Tax ประเภทภาษี

2.3 List Price (แท็บ Price List ของ Product Master)

3. จากการคำนวณของระบบ

3.1 Received Complete ? จะติ๊กถูกอัตโนมัติเมื่ออนุมัติ (Complete) เอกสารใบรับสินค้าจากผู้ขาย

3.2 Ordered Quantity จำนวนที่สั่ง เปลี่ยนเมื่ออนุมัติ (Complete) เอกสาร Purchase Order

3.3 Delivered Quantity จำนวนที่ส่งแล้ว เปลี่ยนเมื่อมีการทำ Material Receipt (สมบูรณ์)

3.4 Quantity Invoiced จำนวนที่ออก Invoiced เปลี่ยนเมื่อมีการทำ AP Invoice (สมบูรณ์)

3.5 Discount ส่วนลด ระบบคำนวณจาก List Price กับ Price

3.6 Unit Price = Price

3.7 Line Amount = Quantity x Unit Price

Form : Purchase Order อนุมัติ (Complete) เอกสาร Purchase Order เพื่อให้ขั้นตอนต่อไป (Material Receive Vendor) สามารถดึงไปใช้ (Create lines from) ได้

1. แท็บ Purchase Order ตรวจสอบยอดเงินบาทที่แถบสถานะ

2. คลิ๊กปุ่ม Document Action (ปกติข้อความบนปุ่มจะแสดง Prepare)

3. เลือก Complete เพื่ออนุมัติเอกสารหรือสถานะเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องการอัพเดทให้เอกสาร

3.1 เมื่ออนุมัติเอกสาร ระบบจะอัพเดท จำนวน Ordered Quantity ในกรอบ Product Info

3.2 แท็บ Available to Promise แสดง On Hand Quantity ตามที่คาดว่าจะได้รับ-เบิก

4. คีย์ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น Order Reference

5. เรียกดูฟอร์ม Purchase Order

5.1 ปุ่ม Report (ฝั่งซ้าย) เพื่อเรียกดูฟอร์ม ใบสั่งซื้อสินค้า

5.2 เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ติ๊ก Show Code? เพื่อแสดงรหัสสินค้า

5.3 คลิ๊ก OK (ปุ่มเครื่องหมายถูกสีเขียว) เพื่อเรียกดูแบบฟอร์ม

6. พิมพ์ใบสั่งซื้อสินค้าโดยคลิ๊กปุ่ม "เครื่องปรินท์"

หมายเหตุ กรณีต้องการบันทึกใบสั่งซื้อสินค้ามี 2 วิธี ดังนี้

1. ปุ่มรูปแผ่นดิสก์ (ฝั่งซ้าย) เพื่อบันทึกใบสั่งซื้อสินค้า โดยสามารถเลือกได้หลายรูปแบบ เช่น PDF, Single sheet XLS (Excel)

2. ปุ่ม Export (ฝั่งขวา) ใช้งานคู่กับตัวเลือก PDF, XLS

Purchase Order

1.  เอกสาร

1.1  คลิ๊กที่ปุ่มสีฟ้าหน้าเมนู Purchase System

1.2  คลิ๊กเมนู [PS-PO-01] Purchase Order (Vendor)

1.3  คลิ๊กเมนูครั้งแรกจะแสดงกรอบ Lookup Record เพื่อค้นหาเอกสารในระบบ

-  กรณีต้องการสร้างเอกสารใหม่คลิ๊กปุ่ม New Record (กระดาษสีขาว) (ดูที่ การสร้างเอกสาร)

-  กรณีต้องการค้นหาใส่เงื่อนไขแล้วคลิ๊กปุ่ม OK [✓] (ดูที่ การค้นหาเอกสาร)

1.4  คีย์ข้อมูลช่องต่าง ๆ

หมายเหตุ

-  Organization มีผลกับที่อยู่บนใบสั่งซื้อ คลังที่รับสินค้า และการบันทึกบัญชีภาษีตอนตั้งหนี้เจ้าหนี้

Price List / Payment Term เมื่อสร้างเอกสารและเลือกลูกค้า ระบบจะดึงค่าเริ่มต้นที่กำหนดที่ Business Partner Master มาใส่ในเอกสารให้อัตโนมัติ

1.  หากไม่ถูกต้องแจ้งแผนกที่เกี่ยวข้อง เพื่อแก้ไขค่าเริ่มต้นที่ Business Partner Master

2.  หากเป็นเฉพาะบางเอกสาร ผู้ทำเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้ เช่น ปกติลูกค้าเป็น Selling THB แต่บางครั้งเป็น Selling USD

2.  รายการ

Re-activate

กรณีแก้ไขรายการสินค้าหรือจำนวนใน PO ต้องทำการยกเลิกการจองสินค้า โดยใส่จำนวนเป็น 0 และ Complete ก่อน 1 ครั้ง จึงจะสามารถ Re-activate เพื่อแก้ไขหรือลบรายการได้ (ดูที่ Re-activate)

Re-activate เป็นการเปลี่ยนสถานะเอกสารจาก Complete เป็นสถานะ In Progress เพื่อแก้ไขเอกสารได้ (มีเฉพาะเอกสารที่เป็น Order) โดยเงื่อนไขคือเอกสาร Purchase Order จะต้องยังไม่มีการดึง (Create line from) ไปทำรับสินค้า (ตรวจสอบได้จาก PO Line ช่อง Delivered Quantity และช่อง Received Complete?) และยังไม่มีการดึง (Create lines from) ไปตั้งหนี้เจ้าหนี้ (ตรวจสอบได้จาก PO Line ช่อง Quantity Invoiced)

ขั้นตอนการ Re-activate

แท็บ : Purchase Order

1. คลิ๊กปุ่ม Document Action (ปกติจะแสดงข้อความ Close)

2. กรอบ Document Action > ช่อง Document Action เลือก Re-activate

3. คลิ๊ก OK

หมายเหตุ ระมัดระวังในการเลือกช่อง Document Action เนื่องจากเมื่อเลือก Void เอกสารแล้วจะไม่สามารถดำเนินการใดๆกับเอกสารได้อีก

4. สถานะจะเปลี่ยนจาก Complete เป็น In Progress

5. แก้ไขเอกสาร

6. คลิ๊กปุ่ม Document Action (ปกติจะแสดง Approve)

7. เลือก Complete เพื่ออนุมัติเอกสารอีกครั้ง

ตัวอย่าง Pricelist Version

-  Vendor A และ Vendor B ไม่มี Price List ของผู้ขายเฉพาะราย จึงตั้งค่าเริ่มต้นเป็น Purchase THB

-  เมื่อผู้ใช้สร้างเอกสารและเลือก Vendor A ระบบจะดึงค่าเริ่มต้นมาใส่ให้คือ Price List : Purchase THB, Currency : THB (สามารถแก้ไขได้)*

-  Product A, Purchase THB version 1 ไม่มีการกำหนดราคา

หากวันที่ PO ช่วงวันที่ 01/01/2020-31/03/2020 เลือกสินค้า Product A ระบบจะดึงราคา 0.00 มาใส่ให้อัตโนมัติ (ผู้ใช้จะต้องคีย์ราคาเอง)

-  เหมาะสำหรับกรณีสินค้ามีการเปลี่ยนแปลงราคาเป็นประจำ

-   Product A, Purchase THB version 2 กำหนดราคา 100.00

หากวันที่ PO ช่วงวันที่ 01/04/2020-30/06/2020 เมื่อผู้ใช้เลือก Product A ระบบจะดึงราคา 100.00 มาใส่ให้อัตโนมัติ (สามารถแก้ไขได้)

-  เหมาะสำหรับกรณีผู้ขายทุกรายราคาเท่ากัน

*  หาก PO แก้ไขช่อง Price List ระบบจะเปลี่ยนช่อง Currency ให้สัมพันธ์กันอัตโนมัติ เช่น PO ปกติเป็น THB แต่ใบนี้ซื้อเป็น USD

เมื่อเปลี่ยน Purchase THB เป็น Purchase USD, Currency จะเปลี่ยนจาก THB เป็น USD

* สินค้าต้องมีการกำหนด Pricelist Version ด้วย จึงจะสามารถสร้างรายการสินค้าใน PO ได้ ตามตารางด้านล่าง

ตัวอย่าง Price List เฉพาะคู่ค้า