Window : [MK-SO-02] Sale Order


Tab : Sale Order ขายให้ใคร หัวกระดาษใบเสนอราคา (ใบขายสินค้า) ว่าขายให้ใคร จากคลังใด สกุลเงินอะไร

Price List

Tab : Sale Order Line ขายสินค้าอะไร รายการในใบขายสินค้า ว่าขายสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร ราคาปลีก ส่วนลด ราคาขาย ประเภทภาษี

Tab : Sale Order อนุมัติเอกสาร พิมพ์ใบเสนอราคา/ใบคำสั่งขายสินค้า

Tab : Sale Order

1. คลิ๊กปุ่ม New Record  เพื่อสร้างเอกสาร Sale Order ใหม่

2. กรอกข้อมูลช่องสีชมพู (จำเป็นต้องกรอก) ให้ครบทุกช่อง อัตโนมัติจาก?

2.1 Organization หน่วยงานที่ทำเอกสาร

2.2 Target Doc Type ประเภทเอกสาร

- Sales Order (Domestic) ขายภายในประเทศ (QUOYYMMDD/XXXX)

- Sales Order (Oversea) ขายต่างประเทศ (QUEYYMMDD/XXXX)

2.3 Date Ordered วันที่เสนอราคา

2.4 Delivery Date วันที่คาดว่าจะส่งสินค้า

2.5 Business Partner บริษัทคู่ค้าที่จะเสนอราคา

หมายเหตุ กรณี Business Partner มีหลายที่อยู่, หลายสาขา

*** ควรเลือกให้ถูกต้องก่อนบันทึกเอกสาร เนื่องจากมีผลกับ Price List ***

2.6 Partner Location ที่อยู่บริษัทคู่ค้า

2.7 Sales Representative พนักงานขาย

2.8 Warehouse คลังสินค้าที่ใช้ในการเก็บสินค้าที่จะขาย

*** ควรเลือกด้วยความระมัดระวัง เนื่องจากการเปลี่ยนจะต้อง Re-activate Sale Order

และแก้ไขจำนวนสินค้าทุกรายการเป็น 0 เพื่อยกเลิกการจองสินค้าเข้า Warehouse เดิมก่อน

จึงจะสามารถเปลี่ยนแปลง Warehouse ได้ ***

2.9 Payment Term เทอมการชำระเงิน

2.10 Price List รายการราคา (เลือก Selling THB)

2.11 Currency Type ประเภทการแปลงเงินสกุล (จะแสดงเมื่อ Currency ไม่ใช่ THB) เลือก Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วัน

*** Business Partner, Price List, Currency Type ควรเลือกให้ถูกต้องก่อนบันทึกเอกสาร

เนื่องจากมีผลกับราคาสินค้าทุกรายการ ***

3. เมื่อคีย์ข้อมูลที่จำเป็นครบทุกช่องแล้ว คลิ๊กปุ่ม Save changes เพื่อบันทึกเอกสาร ระบบจะเปลี่ยนช่อง Document No จาก <null> เป็นเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ

หมายเหตุ กรณีที่บันทึกเอกสารแล้วไม่ได้เลขที่เอกสาร


*** ข้อควรระวัง *** ควรตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนบันทึกเอกสาร

1. Target Doc Type กับ Date Ordered จะมีผลกับการรันเลขที่เอกสาร

2. Business Partner, Warehouse จะมีผลกับการเบิกสินค้าเพื่อขาย

3. กรณีซื้อเป็นเงินสกุล Price List กับ ***Currency Type*** จะมีผลกับการคำนวณต้นทุน


Tab : SO Line

1. Product สินค้า

1.1 กรณีทราบรหัสสินค้า ใส่รหัสหรือชื่อสินค้า (ใช้ % แทนข้อความที่ต้องการละ) แล้วกดปุ่ม Tab บนแป้นคีย์บอร์ด

1.2.1 หากมีสินค้าที่ตรงกับเงื่อนไขเพียง 1 รายการ ระบบจะดึงมาใส่ในช่อง Product อัตโนมัติ

1.2.2 หากมีสินค้าที่ตรงกับเงื่อนไขมากกว่า 1 รายการ ระบบจะแสดง Product Info ให้เลือก

1.2 กรณีไม่ทราบรหัสสินค้า คลิ๊กปุ่มสีน้ำเงินท้ายช่องเพื่อค้นหาสินค้า

1.3 กรณีไม่พบสินค้าในระบบ คลิ๊กขวาที่ช่อง Product เลือก Zoom เพื่อสร้างสินค้า

หมายเหตุ เมื่อเลือกสินค้าที่ไม่มีสต็อกระบบจะแจ้งเตือน

2. Quantity จำนวนขาย

หมายเหตุ เมื่อเปลี่ยนแปลงจำนวนเกินจำนวนที่มีในสต็อกระบบจะแจ้งเตือน

3. List Price หากมีการกำหนดราคาปลีก Price List ตรงกับแท็บ Sale Order (Selling THB) ไว้ เมื่อดึงสินค้ามาใช้ ระบบจะดึงราคามาใส่ให้อัตโนมัติ

4. Price ราคาขาย (ของใบนี้)

4.1 กรณีไม่มีส่วนลด ใส่ราคาขาย (Price) เท่ากับช่องราคาปลีก (List Price)

4.2 กรณีมีส่วนลด

4.2.1 กรณีใส่ราคาขายช่อง Price เป็นราคาที่ลดแล้ว ระบบจะคำนวณ "Discount %" ให้อัตโนมัติ

4.2.2 กรณีลดเป็น % ใส่เปอร์เซ็นต์ที่ลด ลงในช่อง "Discount %" ระบบจะคำนวณราคาขาย (ของใบนี้) ใส่ลงในช่อง Price ให้อัตโนมัติ

5. Tax ประเภทภาษี (ซื้อต่างประเทศ No VAT, ขายต่างประเทศ VAT0%, ซื้อขายภายในประเทศ VAT7%)

6. คลิ๊กปุ่มรูปแผ่นดิสก์บน Toolbar เพื่อบันทึกรายการ

6.1 ระบบจะคำนวณยอดเงินของเอกสารทั้งใบแสดงที่แถบสถานะ (Status Bar) ด้านล่าง (จำนวนรายการ ยอดเงินสกุล ยอดเงินสกุลรวมภาษี และยอดเงินไทยรวมภาษีของทั้งใบ) เพื่อให้ตรวจสอบ

6.2 มุมขวาล่างแสดง "ลำดับรายการ/จำนวนรายการทั้งหมด" สามารถคลิ๊กเพื่อแสดง Logs ที่ระบบบันทึกการเปลี่ยนแปลงของรายการที่เลือกอยู่ได้

อัตโนมัติ

1. จากแท็บ Sale Order

1.1 Organization หน่วยงานที่ขาย

2. จากมาสเตอร์ของสินค้า (Product Master)

2.1 UOM หน่วย

2.2 Tax ประเภทภาษี

2.3 List Price (แท็บ Price List ของ Product Master)

3. จากการคำนวณของระบบ

3.1 Reserved Quantity จำนวนที่จอง เปลี่ยนเมื่ออนุมัติ (Complete) เอกสาร Sale Order

3.2 Delivered Quantity จำนวนที่ส่งแล้ว เปลี่ยนเมื่อมีการทำ Shipment (สมบูรณ์)

3.3 Quantity Invoiced จำนวนที่ออก Invoiced เปลี่ยนเมื่อมีการทำ Invoice (สมบูรณ์)

3.4 Discount ส่วนลด ระบบคำนวณจาก List Price กับ Price

3.5 Unit Price = Price

3.6 Line Amount = Quantity x Unit Price


Tab : Order Tax เป็นรายการภาษีซื้อที่จะเกิดขึ้นเมื่อเอกสาร Sale Order ถูกดึงไปทำ Invoice / Tax Invoice (Customer)

หมายเหตุ

รายการในแท็บ Order Tax จะมีจำนวนเท่ากับประเภทภาษีที่มีใน SO Line เช่น SO Line มี VAT0% กับ VAT7% รายการใน Order Tax จะมี 2 รายการ


Form : Sale Order

Tab : Sale Order อนุมัติ (Complete) เอกสาร Sale Order เพื่อให้ขั้นตอนต่อไป (Shipment Customer) สามารถดึงไปใช้ (Create lines from) ได้

1. แท็บ Sale Order ตรวจสอบยอดเงินบาทที่แถบสถานะ

2. คลิ๊กปุ่ม Document Action ซึ่งข้อความบนปุ่มจะแสดง Prepare

3. เลือก Complete เพื่ออนุมัติเอกสารหรือสถานะเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องการอัพเดทให้เอกสาร

3.1 เมื่ออนุมัติ (Complete) เอกสาร ระบบจะเปลี่ยนจำนวนในช่อง Reserved Quantity เพื่ออัพเดทการจองสินค้า

3.2 จะแสดงใน Product Info

2. เมื่อมีการจองสินค้า (Reserved Quantity) จะไม่สามารถลบรายการหรือแก้ไขจำนวนใน SO Line ได้ หากต้องการลบหรือแก้ไขจะต้อง Re-activate


4. เรียกดูฟอร์ม Quotation

4.1 ปุ่ม Report (ฝั่งซ้าย) เพื่อเรียกดูฟอร์ม ใบเสนอราคา โดย 1 Quotation แสดงส่วนลด / 2 Quotation (Price List) ไม่แสดงส่วนลด

4.2 เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น Show Group ? เพื่อแสดงกลุ่มสินค้า หรือ Show Code? เพื่อแสดงรหัสสินค้า

4.3 คลิ๊ก OK (ปุ่มเครื่องหมายถูกสีเขียว) เพื่อเรียกดูฟอร์ม

5. พิมพ์ใบเสนอราคาโดยคลิ๊กปุ่ม "เครื่องปรินท์"

หมายเหตุ กรณีต้องการบันทึกใบเสนอราคา 2 วิธี ดังนี้

1. ปุ่มรูปแผ่นดิสก์ (ฝั่งซ้าย) เพื่อบันทึกใบเสนอราคา โดยสามารถเลือกได้หลายรูปแบบ เช่น PDF, Single sheet XLS (Excel)

2. ปุ่ม Export (ฝั่งขวา) ใช้งานคู่กับตัวเลือก PDF, XLS


การแก้ไข Sale Order

1. แท็บ Sale Order ปุ่ม Document ActionRe-activate Sale Order

2.2 แก้ไขจำนวนของรายการที่ต้องการลบหรือแก้ไขเป็น 0 แล้วอนุมัติ (Complete) เอกสารเพื่อยกเลิกการจองก่อน แล้ว Re-activate SO อีกครั้งจึงจะสามารถลบหรือแก้ไขจำนวนได้



Sale Order (BOM)

ขั้นตอนการขายสินค้า BOM

1. Windows : Product > สร้างสินค้า BOM

2. Windows : Sale Order

2.1 Tab : SO Line

2.1.1 Product เลือกสินค้า BOM

2.1.2 ใส่ราคาขายของทั้งเซ็ท

2.1.3 คลิ๊กปุ่ม Create lines from (ใต้ช่อง Product)

2.1.4 ติ๊กถูกหน้าคอลัมน์ Product เพื่อเลือก Component ทุกรายการ

2.1.5 คลิ๊กปุ่ม OK (เครื่องหมายถูกสีเขียว)

2.1.6 กรณีที่ระบสามารถสร้างรายการที่เป็น Component ได้สำเร็จจะแสดง Insert BOM success

2.1.7 สลับมุมมองเพื่อตรวจสอบ

2.1.8 Parent Line ใช้เพื่อระบุว่าเป็น Component ของ BOM เซ็ทใด (จากตัวอย่าง Line No 2-4 เป็น Component ของ BOM Line No 1)

2.1.9 Price ของรายการที่เป็น Component ใส่เป็น 0

2.2 Tab : Sale Order อนุมัติเอกสาร แล้วพิมพ์เอกสาร โดยไม่แสดงรายการที่เป็น Component

2.3 รายงาน Sale Report (Detail)

3. Windows : Shipment (Customer)

3.1 Tab : Shipment > Create lines from จาก Sale Order

3.2 Tab : Shipment Line ตรวจสอบรายการ จำนวน

3.3 Tab : Shipment (Customer) อนุมัติเอกสาร แล้วพิมพ์เอกสาร โดยแสดงทั้งรายการที่เป็น BOM และ Component

3.4 รายงาน Customer Shipment Report

4. Invoice / Tax Invoice (Customer)

4.1 Create lines from < Shipment (Customer)

4.2 Tab : Invoice Line สลับมุมมอง

4.2.1 เพื่อตรวจสอบรายการ จำนวน และ Parent Line

4.2.2 เพื่อตรวจสอบการเชื่อมโยงเอกสาร

4.3 Tab : Invoice / Tax invoice อนุมัติเอกสาร แล้วพิมพ์เอกสาร โดยไม่แสดงรายการที่เป็น Component

5. รายงาน Daily Sale Report แบบ Show Component

6. รายงาน Inventory Cost Movement Report จะแสดงเฉพาะสินค้าที่เป็น Component (เก็บ Stocked)


Case

กรณีลูกค้ายืมสินค้าไปทดลองใช้ ย้ายสินค้าจากคลังสินค้าต้นทางไปยังคลัง Customer Testing

1. [IM-MV-03] Inventory Move > Tab : Move Line

1.1 Warehouse From เลือกคลังสินค้าต้นทางที่สินค้าอยู่

1.2 Warehouse To เลือกคลังสินค้าปลายทางเป็น  Customer Testing

กรณีลูกค้าต้องการซื้อสินค้าตัวที่ทดลองใช้อยู่ ขายสินค้าที่ลูกค้ายืมสินค้าไปทดลองใช้ซึ่งอยู่ในคลัง Customer Testing โดยไม่ต้องย้ายกลับไปคลังต้นทาง

2. [MK-SO-01] Sales Order > Tab : Sales Order

2.1 ช่อง Warehouse เลือกคลัง Customer Testing

3. [SO-SC-01] Shipment Customer > Tab : Shipment

3.1 ช่อง Warehouse เลือกคลัง Customer Testing

3.2 Create lines from ดึงรายการจาก Sales Order

4. [AR-IV-01] Invoice / Tax Invoice (Customer)

4.1 Create lines from ดึงรายการจาก Shipment (Customer)



เนื่องจาก Order ในระบบ VistaERP ใช้ร่วมกันระหว่าง Quotation และ Sale Order

การอนุมัติ (Complete) เอกสาร Sale Order จะทำให้เกิดการจองสินค้า

ตรวจสอบได้จากรายงาน Order not shipment โดยใส่เงื่อนไขสินค้า


กรณีเกินกำหนดเงื่อนไขในใบเสนอราคา สามารถ Void เอกสารได้เลย เพื่อยกเลิกการจอง

กรณีที่อาจมีการขาย ไม่จำเป็นต้อง Void เนื่องจาก Reserved ไม่มีผลกับสต็อกจริง เป็นเพียงการแจ้งเตือนว่ามีการจองสินค้าเพื่อขายเท่านั้น

Group : Sale System >> Group : Sale Return Order

กรณีที่มีการลดหนี้ เนื่องจากส่งสินค้าผิด, สินค้ามีปัญหา แล้วมีการคืนสินค้า ต้องทำขั้นตอนคำสั่งคืนสินค้าและรับคืนสินค้าก่อนทำใบลดหนี้


1. [MK-SO-03] Sale Return Order คำสั่งคืนสินค้า (ฝ่ายขาย)

2. [SO-CO-02] Shipment Customer (Return) รับคืนสินค้าจากลูกค้า (ฝ่ายขาย)

3. [AR-CN-02] Credit Note (Customer) ใบลดหนี้ (ฝ่ายบัญชี)

Target Doc Type ประเภทเอกสารเลือก AR Credit Note (Qty)

Window : [MK-SO-03] Sale (Return) Order คำสั่งคืนสินค้า (ฝ่ายขาย)


Tab : Sale Return Order

Warehouse คลังที่รับคืนสินค้า

Price List รายการราคา เลือกให้ตรงกับ Sale Order


Conversion Type เลือก Spot (Sale) Account เนื่องจากไม่ได้ใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันนั้น  (ซึ่ง Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วัน ฝ่ายบัญชีสร้างไว้เพื่อให้ฝ่ายขายเลือกใช้กับการขายสินค้าปกติ Sale Order, Invoice Customer)

Window : [SO-CO-02] Shipment Customer (Return)



ฝ่ายบัญชีสร้าง Currency Rate : Spot (Sale) Account อัตราแลกเปลี่ยนเท่ากับวันที่เบิกสินค้าไปขาย


เนื่องจากลูกค้าส่วนใหญ่ของวิสต้าใช้ Rate ปกติ (Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วัน) ในการคำนวณหน้ารับคืนสินค้า

Master ของ Currency Conversion Type ระบบวิสต้าจึงติ๊กเฉพาะ Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วัน เป็น Default


แต่เนื่องจากนโยบายของทางจูกิทำให้ไม่สามารถใช้ Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วันได้

เพราะต้องใช้เรทวันเดียวกับที่เบิกสินค้าขาย เพื่อให้รับสินค้ากลับต้นทุนเท่าเดิม

Master ของ Currency Conversion Type จึงต้องติ๊ก Default ให้กับ Spot (Sale) Account ด้วย


ตอนที่ทำรับคืนสินค้าก่อนหน้านี้ ซึ่งเป็น Standard ของระบบยังไม่ได้ติ๊ก Default ที่ Spot (Sale) Account

ระบบจึงไม่สามารถคำนวณต้นทุนรับคืนสินค้าให้ได้ครับ ตอนนี้ติ๊กแล้ว หลังจากนี้ก็จะสามารถทำรับคืนสินค้าแล้วเกิดต้นทุนได้เลยครับ


ตัวอย่าง

ต้นทุนสินค้า 100 USD - Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วัน - Rate 30 บาท

ต้นทุนที่เบิกออกจึงเป็น 3,000

วันที่เอกสารรับคืนสินค้า Spot (Sale) ย้อนหลัง 1 วัน - Rate 35 บาท หากเลือกใช้ ระบบจะคำนวณต้นทุนสินค้ารับกลับเป็น  3,500

จึงต้องเลือก Spot (Sale) Account เพื่อให้สามารถกำหนด Rate วันเดียวกัน แต่เป็น Rate 30 บาท เหมือนวันเบิกออกได้