Standard
Standard
1. Login การเข้าใช้งานระบบ
2. Home หน้าหลัก
3. Document & Line เอกสาร และรายการในเอกสาร
3.1 Document เอกสาร
- Search ค้นหาเอกสาร
- New Document เพิ่มเอกสารใหม่
- Edit แก้ไขเอกสาร
- Delete ลบเอกสาร (เฉพาะเอกสารที่ยังไม่ Complete)
3.2 Line รายการ (ตัวอย่าง Move สร้างรายการเอง, MRV ดึงรายการจาก PO)
- Search ค้นหารายการ
- New เพิ่มรายการ (ดูที่ เพิ่มรายการ)
A. New Line เพิ่มรายการเอง
B. Create lines From ดึงรายการจากเอกสารอื่น
- Edit แก้ไขรายการ
- Delete ลบรายการ
3.3 Form เรียกดูฟอร์ม สั่งพิมพ์หรือบันทึกไฟล์
3.4 Document Action เปลี่ยนสถานะเอกสาร
3.5 Report เรียกดูรายงาน สั่งพิมพ์หรือบันทึกไฟล์
4. Lookup Record การค้นหาเอกสาร
5. Search การคีย์ช่องคำค้นหาข้อมูล เช่น ช่อง Business, Product
6. Field Document ช่องคีย์ข้อมูลพื้นฐาน ของหน้าต่างข้อมูลเอกสาร
7. Warning and Error
Login การเข้าใช้งานระบบ
1.1 Web Browser : เวอร์ชั่นภาษาอังกฤษ เช่น Mozila Firefox, Edge Chromium
1.2 URL : http://192.168.1.199:8088/webui
1.3 Login : ใส่ User ID, Password > Language : English > คลิ๊กปุ่ม ✓
1.4 Role : บทบาท จะมีผลต่อการเห็นเมนูใช้งานตามบทบาทของแผนก
1.5 Organization : แผนก
A. กรณีทำเอกสารแผนกเดียว เลือกตั้งแต่เข้าระบบจะลดปริมาณคีย์ข้อมูล เพราะจะอัตโนมัติให้เมื่อสร้างหรือค้นหาเอกสาร
B. กรณีทำเอกสารของหลายแผนกเลือก * หรือ *-0 เพื่อเลือกเองทุกครั้งที่สร้างหรือค้นหาเอกสาร
1.6 Warehouse : คลัง
A. STORE เก็บ Raw Material ที่ยังไม่เข้ากระบวนการผลิต / WIP,FG ที่ครบกล่อง
B. WIP เก็บ Raw Material ที่อยู่ในกระบวนการผลิต / WIP,FG ที่ยังไม่ครบกล่อง
Home หน้าหลัก
2.1 Log Out (มุมขวาบน) ออกจากระบบ
2.2 เมนู (ฝั่งซ้าย) เมนูเข้าใช้งานต่าง ๆ ตัวอย่าง
A. กลุ่มเมนู คลิ๊กที่ปุ่มสีฟ้าหน้าเมนูเพื่อดูเมนูย่อยในกลุ่ม เช่น Inventory Management
B. Process หน้าต่างประมวลผล (ไอคอนรูปเฟือง) เช่น
1. Cache Reset เคลียร์หน่วยความจำ (ดูที่ Cache Reset)
2. Master Maintenance > Security > Reset Password เปลี่ยนรหัสผ่านเข้าใช้งานระบบ (ดูที่ Reset Password)
หมายเหตุ Process เมื่อใช้งานแล้ว แนะนำให้ปิดแท็บแล้วเปิดใหม่เพื่อใช้งานอีกครั้ง
C. Window หน้าต่างคีย์ข้อมูล (ไอคอนกรอบซ้อนกัน) (ดูที่ Window)
1. ข้อมูลเอกสาร เช่น [PS-IM-01] Material Receipt (Vendor)
2. ข้อมูลมาสเตอร์ เช่น Product
D. รายงาน (ไอคอนกระดาษ) เช่น Inventory Balance Report
2.3 Favorites (ฝั่งขวากลาง) สำหรับเก็บเมนูที่ใช้งานเป็นประจำ
A. ลากเมนูที่ใช้ประจำมาวางในกรอบ Favorite
B. ลากเมนูที่ไม่ค่อยได้ใช้งานแล้วในกรอบ Favorites ไปวางในถังขยะ
2.4 Views (ฝั่งขวาล่าง) ใช้ดูข้อมูลในระบบ ณ ปัจจุบัน เช่น
A. Business Partner Info แสดงคู่ค้า ข้อมูล ณ ปัจจุบัน (ดูที่ Business Partner Info)
B. Product Info แสดงสต็อก ข้อมูล ณ ปัจจุบัน (ดูที่ Product Info)
Cache Reset เคลียร์ข้อมูลในหน่วยความจำ
Cache แคช คือ ข้อมูลการใช้งานต่าง ๆ ทั้งที่ผู้ใช้คีย์และข้อมูลที่ดึงจากฐานข้อมูล เก็บในหน่วยความจำเครื่องผู้ใช้ชั่วคราว เพื่อให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น เพราะลดการดึงข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ใหม่ทั้งหมด แต่บางครั้ง Cache อาจเก็บข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเนื่องจากปัญหาการรับ-ส่งข้อมูลผ่านเครือข่าย ทำให้ไม่สามารถทำงานได้ตามปกติ จึงต้องเคลียร์ข้อมูลทั้งหมดออกจากหน่วยความจำ รวมถึงข้อมูลที่ผิดปกติด้วย
ตัวอย่าง Processing ค้างนานเมื่อเรียกดูฟอร์ม
1. เปิดหน้าต่าง [IM-MV-03] Inventory Move
2. ช่อง Document No ใส่ ST3200131/001 / ช่อง Document Status ลบ Draft ออก
3. คลิ๊กปุ่ม ✓ ระบบจะดึงข้อมูลเอกสารมาแสดง และเก็บข้อมูลไว้ใน Cache
4. คลิ๊กปุ่ม Report เลือก 1 Form Move ช่อง Document No จะแสดงเลขที่เอกสาร ST3200131/001 (อัตโนมัติจาก Cahce)
5. คลิ๊กปุ่ม Ok
6. หากมี Processing ค้างนาน Refresh Web Browser เพื่อหยุด Processing (โดยกดปุ่ม F5 หรือคลิ๊กปุ่ม Refresh)
ขั้นตอน 7-9 Cache Reset
7. คลิ๊กเมนู Cache Reset
8. หน้าต่าง Cache Reset คลิ๊กปุ่ม ✓ Start
9. เมื่อระบบแสดงข้อความ **Cache Reset ในหน้าต่าง ให้ปิดหน้าต่าง Cache Reset โดยคลิ๊กปุ่มกากบาทปิดแท็บ (หรือคลิ๊กปุ่ม Cancel ก็ได้)
ขั้นตอน 10-13 ดูผลการ Cache Reset และ เก็บ Cache ใหม่
10. ทำขั้นตอนที่ 4 ช่อง Document No จะไม่แสดงเลขที่เอกสารอัตโนมัติ เนื่องจาก Reset Cache
11. คลิ๊กปุ่ม Cancel
12. คลิ๊กปุ่ม Detail Record จะไม่แสดงรายการเนื่องจาก Reset Cache
13. คลิ๊กปุ่ม Parent Record เพื่อกลับไปแท็บหลัก
14. คลิ๊กปุ่ม Report เลือก 1 Form Move ช่อง Document No จะแสดงเลขที่เอกสาร ST3200131/001 (อัตโนมัติจาก Cahce)
หมายเหตุ
15. ในกรณีที่ Cache Reset ไม่สามารถแก้ไขความผิดปกติได้ ให้ Log Out ออกจากระบบ แล้ว Log In เข้าระบบใหม่
16. หาก Log Out ไม่สามารถแก้ไขความผิดปกติได้ให้ปิด Web Browser แล้วเปิดใหม่
Reset Password เปลี่ยนพาสเวิร์ด
1. เมนู Master Maintenance > Security > Reset Password
2. Old Password ใส่รหัสผ่านปัจจุบัน (จำเป็น)
- ไม่ได้ใส่จะแสดง Old Password is Mandatory
- ใส่ไม่ถูกจะแสดง Old Password does not match
3. New Password ใส่รหัสผ่านใหม่ที่ต้องการ (จำเป็น)
- ไม่ได้ใส่จะแสดง java.lang.NullPointerException
4. New EMail Address ใส่อีเมลล์ใหม่ที่ต้องการ (ไม่จำเป็น)
5. คลิ๊กปุ่ม ✓ Start
หมายเหตุ กรณีจำรหัสผ่านไม่ได้ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ
Business Partner Info กรอบรายละเอียดคู่ค้า ประกอบด้วย 3 ส่วน
1. ส่วนบนใส่เงื่อนไขในการกรองเพื่อให้แสดงเฉพาะคู่ค้าที่ต้องการ
A. Key รหัสบริษัทคู้ค่า
B. Name ชื่อบริษัทคู่ค้า
C. TaxID เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทคู่ค้า
D. Only Customer ติ๊กเพื่อกรองเฉพาะคู่ค้าที่เป็น Customer
E. Only Vendors ติ๊กเพื่อกรองเฉพาะคู่ค้าที่เป็น Vendors
หมายเหตุ
A - C สามารถใช้ % แทนข้อความที่ต้องการละไว้ได้ (ดูที่ Key or Search)
D - E กรณีทำเอกสารไม่ควรติ๊กออกหากไม่จำเป็น เนื่องจากหากติ๊กออกจะทำให้เห็นทั้งหมด
ตัวอย่าง ทำเอกสารฝั่งขาย เมื่อติ๊ก Only Customer ออก ระบบจะแสดงทั้ง Customer และไม่ใช่ Customer ซึ่งหากเลือกที่ไม่ใช่ Customer ซึ่งจะไม่มีการกำหนดค่าเริ่มต้นของ Price List และ Payment Term ทำให้ระบบไม่สามารถดึงค่าเริ่มต้นมาใส่ในเอกสารให้อัตโนมัติได้
1.6 All / Any ติ๊กเพื่อแสดงทั้งหมด
ข้อควรระวัง หากใส่เงื่อนไขที่ขัดกันอาจไม่พบรายการที่ตรงกับเงื่อนไข เช่น
- Key ใส่ C ซึ่งเป็นรหัสลูกค้า แต่ ติ๊ก "Only Vendors" ซึ่งให้แสดงเฉพาะผู้ขาย
- Key ใส่ S ซึ่งเป็นรหัสผู้ขาย แต่ ติ๊ก "Only Customer" ซึ่งให้แสดงเฉพาะลูกค้า
2. ส่วนกลางแสดงคู่ค้าที่ตรงกับเงื่อนไขส่วนที่ 1.
หมายเหตุ ส่วนที่ 1 เลือก คลิ๊กเลือกคู่ค้าที่ต้องการ
3. ปุ่มต่าง ๆ
3.1 ReQuery รีเฟรชการค้นหา
3.2 HistorY records (รูปนาฬิกา) ดูประวัติการซื้อขายของบริษัทที่เลือกในส่วนที่ 2.
3.3 OK เลือกใช้บริษัทที่เลือกในส่วนที่ 2.
3.4 Cancel ปิดกรอบ
Product Info กรอบรายละเอียดสินค้า ประกอบด้วย 3 ส่วน
1. ส่วนบนใส่เงื่อนไขในการกรองเพื่อให้แสดงเฉพาะสินค้าที่ต้องการ เช่น
A. Key รหัสสินค้า
B. Name ชื่อสินค้า
C. UPC/EAN รหัสบาร์โค้ด (ภายนอก) / SKU รหัสสินค้า (ภายใน)
C. Warehouse กรองเฉพาะสินค้าที่มีสต็อกอยู่ในคลังสินค้าที่เลือก
D. Product Category กลุ่มสินค้า
หมายเหตุ ข้อ A - C สามารถใช้ % แทนข้อความที่ต้องการละไว้ได้ (ดูที่ Key or Search)
ข้อควรระวัง หากใส่เงื่อนไขที่ขัดกันอาจไม่พบรายการที่ตรงกับเงื่อนไข เช่น Key ใส่ %-INJ ซึ่งเป็นรหัส WORK IN PROCESS แต่ Product Category เลือกกลุ่ม FINISH GOODS
2. ส่วนกลางแสดงสินค้าที่ตรงกับเงื่อนไข
หมายเหตุ
- ส่วนบนเลือก Warehouse ส่วนกลางคอลัมน์ On Hand Quantity ซึ่งแสดงจำนวนสต็อก จะแสดงจำนวนเฉพาะคลังที่เลือก (99,999 คือสินค้าที่ไม่เก็บสต็อค หรือบริการ)
- ส่วนบนเลือก Price List ส่วนกลางคอลัมน์ Price จะแสดงราคาของ Price List ที่เลือก
- คลิ๊กที่หัวคอลัมน์เพื่อเรียงลำดับจากน้อยไปมาก คลิ๊กอีกครั้งเพื่อเรียงจากมากไปน้อย
3. ส่วนล่างแสดงจำนวนสต็อกทั้งของสินค้าที่คลิ๊กเลือกในส่วนกลาง โดยแยกตามคลัง
4. ปุ่ม
1. ReQuery รีเฟรชข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนเงื่อนไขส่วนบน
2. HistorY records ดูประวัติความเคลื่อนไหวของสินค้า
Window หน้าต่างคีย์ข้อมูลเอกสาร ประกอบด้วย
ส่วนบน
1. แท็บหัวหน้าต่าง อยู่บนสุด เปิดได้สูงสุด 10 หน้าต่าง
2. แถบเครื่องมือ ประกอบด้วยปุ่ม ต่าง ๆ ดังนี้
A. Undo Change (ลูกศรสีเหลือง) ยกเลิกการเปลี่ยนแปลง จะแสดงเป็นสีเหลืองให้กดได้เมื่อมีแก้ไขรายการเดิมหรือเพิ่มรายการใหม่
B. Help (เครื่องหมายคำถาม) แสดงคำอธิบายการบันทึกข้อมูลช่องต่าง ๆ
C. New Record (กระดาษขาว) สร้างรายการใหม่
D. Copy Record (กระดาษซ้อนกัน)
E. Delete record (ถังขยะสีเขียว) ลบทีละรายการ โดยจะลบรายการที่เลือกอยู่ (เป็นแถบสีฟ้า)
F. Delete Selected Items (กากบาทสีแดงซ้อนกัน) ลบหลายรายการ * ควรระวังในการลบ *
- คลิ๊กรายการแรกที่ต้องการ กดปุ่ม Shift ค้างไว้ + คลิ๊กรายการสุดท้ายของช่วง เพื่อเลือกรายการที่อยู่ติดกันหลายรายการ หรือ
- คลิ๊กรายการแรกที่ต้องการ กดปุ่ม Alt ค้างไว้ + คลิ๊กรายการที่สอง เพื่อเลือกรายการที่ไม่อยู่ติดกัน
G. Save changes (แผ่นดิสก์สีน้ำเงิน) บันทึกการเปลี่ยนแปลง
H. ReQuery (ลูกศรวน) รีเฟรชข้อมูลให้แสดงข้อมูลที่อัพเดทล่าสุด
I. Lookup Record (รูปแว่นขยาย) ใช้ค้นหารายการ
J. Attatchment (รูปคลิปหนีบกระดาษ) ใช้แนบไฟล์เข้าสู่ระบบ
K. Grid tOoggle รูปตาราง ใช้สลับมุมมอง แบบรายการเดียว (เหมาะกับการกรอกข้อมูล) กับแบบตาราง (เหมาะกับการดูหรือเปรียบเทียบข้อมูลหลายรายการ)
L. HistorY records ใช้กรองข้อมูลหลังจากค้นหาข้อมูล เช่น เลือก Week ระบบจะแสดงเฉพาะเอกสารที่มีมีการอัพเดทภายใน 1 สัปดาห์
M. Parent Record (ลูกศรซ้าย) ไปรายการหลัก (แท็บก่อนหน้า)
N. Deail Record (ลูกศรขวา) ไปรายการย่อย (แท็บรอง)
O. First record (ลูกศรขึ้นมีขีดบน) ไปรายการแรก
P. Previous (ลูกศรขึ้น) ไปรายการก่อนหน้า
Q. Next (ลูกศรลง) ไปรายการถัดไป
R. Last (ลูกศรลงมีขีดล่าง) ไปรายการสุดท้าย
S. Report (แว่นขยายกับเครื่องพิมพ์) ฟอร์มทั่วไป
T. Print (เครื่องพิมพ์) ฟอร์มบัญชี
U. Zoom Across (แว่นขยายส่องลูกศร) ดูเอกสารที่ดึงมาสเตอร์ไปใช้
V. Product Info (กล่องสีน้ำเงิน) ดูสต็อกปัจจุบัน
ส่วนกลางฝั่งซ้าย
3. แท็บหลัก ข้อมูลหัวเอกสาร
4. แท็บรอง รายการของเอกสารที่เลือกในแท็บหลัก
ตัวอย่าง เอกสารย้ายสินค้า (Inventory Move)
- แท็บหลัก Move เอกสารเลขที่ ST5201231/001 ระบุว่าย้ายสินค้าจากคลัง A ไป B
- แท็บรอง Move Line เป็นรายการสินค้า ของเอกสารเลขที่ ST5201231/001 เท่านั้น
ส่วนกลางฝั่งขวา
5. ช่องคีย์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งจะสัมพันธ์กับแท็บที่เลือก (ดูที่ Field Document)
ส่วนล่างซ้าย
6. แถบสถานะแสดงข้อความสถานะปัจจุบัน เช่น
6.1 Inserted เพิ่มข้อมูลใหม่
6.2 Update data for copied record and save or ignore เพิ่มข้อมูลใหม่จากการก็อปปี้ ให้แก้ไขข้อมูลแล้วบันทึกเพื่อบันทึก หรือ Undo เพื่อยกเลิก
ส่วนล่างขวา
7. แสดงสัญลักษณ์สถานะ (ลำดับที่ของรายการ / จำนวนของรายการ) เช่น
7.1 เครื่องหมาย + คือ รายการสร้างใหม่
7.2 เครื่องหมาย * คือ รายการที่ยังไม่บันทึก
Document & Line เอกสารและรายการในเอกสาร
Document เอกสาร
Lookup Record ค้นหาเอกสาร (ดูที่ Lookup Record)
New เพิ่มเอกสารใหม่
A. New Record เพิ่มเอกสารเอง
1. คลิ๊กแท็บหลัก
2. ควรค้นหาเอกสารก่อนสร้างเพื่อป้องกันการซ้ำ
3. คลิ๊กปุ่ม New Record (กระดาษ)
4. คีย์ข้อมูลช่องที่มี * กำกับ (จำเป็นต้องคีย์) ให้ครบ
5. คลิ๊กปุ่ม Save (แผ่นดิสก์) เพื่อบันทึกข้อมูล ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้
6. คีย์ข้อมูลช่องอื่น ๆ ตามต้องการ
B. Import System สร้างเอกสารโดยดึงจากระบบอื่น (ดูที่ DIAV-Import)
C. Import File สร้างเอกสารโดยดึงจากไฟล์ (ดูที่ Import File)
Copy เพิ่มเอกสารใหม่โดยคัดลอกจากเอกสารต้นฉบับ
1. ค้นหาเอกสารที่เป็นต้นฉบับที่จะคัดลอก (และเพื่อป้องกันการสร้างซ้ำ)
2. คลิ๊กปุ่ม Copy Record (กระดาษซ้อน)
3. ***แก้ไขประเภทเอกสารและช่องวันที่ให้ถูกต้อง*** เนื่องจากมีผลกับการรันเลขที่เอกสาร
4. คลิ๊กปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล ระบบจะรันเลขที่เอกสารให้
5. แก้ไขข้อมูลช่องอื่น ๆ ตามต้องการ
Edit แก้ไขเอกสาร
1. ค้นหาเอกสาร แล้วเลือกเอกสารที่ต้องการแก้ไข
2. แก้ไขข้อมูลช่องต่าง ๆ ที่ต้องการ
หมายเหตุ
- เอกสารที่ยังไม่ Complete บางช่องจะล็อคไม่ให้แก้ไข เพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด
- เอกสารที่ Complete แล้ว ล็อคไม่ให้แก้ไข เนื่องจากมีผลกับสต็อคและการลงบัญชี ยกเว้น Order เนื่องจากไม่มีการบันทึกสต็อคและบัญชี (ดูที่ Re-activate)
ข้อควรระวัง ในการแก้ไขเอกสาร เช่น การเปลี่ยนวันที่ช่องที่มีผลต่อการรันเลขที่เอกสาร
1. เอกสาร Move เลขที่ ST5201231/001 วันที่ Movement Date คือ 31/12/2020
2. แก้ไข Movement Date เป็น 30/12/2020 โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงเลขที่เอกสาร
3. เมื่อค้นหาเอกสารวันที่ 31/12/2020 จะไม่พบเอกสารเลขที่ ST5201231/001
Delete ลบเอกสาร (เฉพาะเอกสารที่ยังไม่ Complete)
1. ค้นหาเอกสารที่ต้องการลบ (พยายามกรองให้เหลือเฉพาะเอกสารที่จะลบ เพื่อป้องกันการลบผิด)
2. ลบทีละบรรทัด หรือ ลบที่ละหลายบรรทัด
A. ลบทีละบรรทัด
1. คลิ๊กเลือกบรรทัดที่ต้องการลบ
2. คลิ๊กปุ่มลบ Delete record (ถังขยะ)
3. คลิ๊กปุ่ม ✓
B. ลบทีละหลายบรรทัด
1. คลิ๊ก Delete Selected Items (กากบาทแดงซ้อนกัน) ระบบจะแสดงกรอบเลือกเอกสาร
2. เลือกบรรทัดที่ต้องการลบ โดยใช้ปุ่ม Shift หรือ Ctrl ช่วยในการเลือกหลายบรรทัด
- Shift เพื่อเลือกบรรทัดที่อยู่ในช่วง เช่น ลบบรรทัดที่ 2-8
1. คลิ๊กบรรทัดที่ 2
2. กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 8 แล้วปล่อย Shift
3. คลิ๊กปุ่ม ✓
- Ctrl เพื่อเลือกบรรทัดที่ไม่อยู่ติดกัน เช่น ลบบรรทัดที่ 2, 4, 6, 8
1. คลิ๊กบรรทัดที่ 2
2. กด Ctrl ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 4, 6, 8 แล้วปล่อย Ctrl
3. คลิ๊กปุ่ม ✓
- Shift & Ctrl ใช้ร่วมกัน เช่น ลบบรรทัดที่ 2-4, 6-8
1. คลิ๊กบรรทัดที่ 2
2. กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 4 แล้วปล่อย Shift
3. กด Ctrl ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 6 แล้วปล่อย Ctrl
4. กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 8 แล้วปล่อย Shift
5. คลิ๊กปุ่ม ✓
หมายเหตุ
- เอกสารที่ระบบยังไม่ได้รันเลขที่ให้ ใช้ปุ่ม Undo
- เอกสารที่ระบบรันเลขที่เอกสารให้แล้ว ควรใช้ความระมัดระวังในการลบเอกสาร เนื่องจากระบบจะไม่รันเลขที่เอกสารเดิม ทำให้เลขที่เอกสารข้ามไป
- เอกสารที่อนุมัติแล้ว (Complete) จะไม่สามารถลบได้ ยกเว้น Order (Purchase, Sale) (ดูที่ การ Re-activate เอกสาร)
ข้อควรระวัง ในการลบเอกสาร
- หากเป็นเอกสารเลขที่สุดท้าย ควรรีเซ็ทเลขที่เอกสารก่อนลบ เพื่อป้องกันเลขที่เอกสารข้าม (แจ้งแผนกบัญชี)
- หากมีเอกสารเลขที่ถัดไปแล้ว เช่น รันถึงเลขที่ ST5201231/003 แล้วต้องการลบ ST5201231/002
- หากมีเอกสารอื่นคีย์วันเดียวกัน ควรนำเลขที่เอกสารนี้ไปคีย์เอกสารอื่นแทน
- หากไม่มีเอกสารอื่นแล้วให้ Complete แล้ว Void เพื่อป้องกันเลขที่เอกสารข้าม
Line รายการ (ตัวอย่าง Move สร้างรายการเอง, MRV ดึงรายการจาก PO)
Search ค้นหารายการ (ดูที่ Lookup Record)
***อย่าลืมค้นหาอีกครั้งโดยไม่ใส่เงื่อนไข เพื่อให้แสดงรายการทั้งหมด***
New เพิ่มรายการใหม่ (ตรวจสอบหัวกระดาษให้ถูกต้องก่อนสร้างรายการ เพราะการแก้ไขหัวกระดาษอาจมีผลให้ข้อมูลรายการเปลี่ยนแล้วต้องคีย์ใหม่)
A. New Record เพิ่มรายการเอง
1. คลิ๊กเลือกเอกสารในแท็บหลักที่ต้องการก่อน
2. คลิ๊กแท็บรอง
3. คลิ๊กปุ่ม New Record (กระดาษ)
4. กรอกข้อมูลช่องที่จำเป็น (มี * กำกับ) ให้ครบ
5. คลิ๊กปุ่ม Save (แผ่นดิสก์) เพื่อบันทึกข้อมูล
6. กรอกข้อมูลช่องอื่น ๆ ตามต้องการ
หมายเหตุ แท็บรองจะแสดงเฉพาะรายการของเอกสารที่เลือกในแท็บหลักเท่านั้น
B. Create lines From ดึงรายการจากเอกสารอื่น
Copy เพิ่มรายการใหม่
A. Copy Record เพิ่มรายการใหม่โดยคัดลอกจากรายการในเอกสารเลขที่เดียวกัน
1. ค้นหาเอกสาร (แท็บหลัก) แล้วเลือกรายการ (แท็บรอง) ที่เป็นต้นฉบับที่จะคัดลอก
2. คลิ๊กปุ่ม Copy Record (แท็บรอง)
3. แก้ไขช่องต่าง ๆ ในรายการให้ถูกต้อง
4. คลิ๊กปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล
B. Copy From เพิ่มรายการใหม่โดยคัดลอกจากรายการในเอกสารเลขที่อื่น
1. ค้นหาเอกสารปลายทาง (แท็บหลัก)
2. คลิ๊กปุ่ม Copy Form (แท็บหลัก)
3. เลือกเลขที่เอกสารต้นฉบับ เมื่อกด OK ระบบจะคัดลอกทุกรายการจากเอกสารต้นฉบับ มาใส่ในเอกสารปลายทางให้
4. แก้ไขข้อมูลช่องอื่น ๆ ตามต้องการ
5. คลิ๊กปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมูล
Edit แก้ไขรายการในเอกสาร
A. แก้ไขรายการที่เกิดจากการคีย์ผิด
1. ค้นหาเอกสาร (แท็บหลัก) แล้วเลือกรายการ (แท็บรอง) ที่ต้องการแก้ไข
2. แก้ไขข้อมูลช่องต่าง ๆ ที่ต้องการ
B. แก้ไขจำนวนในรายการที่เกิดจากการ Create lines from
1. ค้นหาเอกสาร (แท็บหลัก) แล้วเลือกรายการ (แท็บรอง) ที่ต้องการแก้ไข
2. แก้ไขข้อมูลเฉพาะช่องจำนวนเท่านั้น
หมายเหตุ
- เอกสารที่ยังไม่ Complete ช่องที่เป็นสาระสำคัญจะล็อคไม่ให้แก้ไข เพื่อป้องกันข้อมูลผิด
- เอกสารที่ Complete แล้ว ล็อคไม่ให้แก้ไข เนื่องจากมีผลกับสต็อคและการลงบัญชี
Delete ลบรายการในเอกสาร
1. ค้นหาเอกสาร (แท็บหลัก) แล้วเลือกรายการ (แท็บรอง) ที่ต้องการลบ
2. ลบทีละบรรทัด หรือ ลบที่ละหลายบรรทัด
A. ลบทีละบรรทัด
1. คลิ๊กเลือกบรรทัดที่ต้องการลบ
2. คลิ๊กปุ่มลบ Delete record (ถังขยะ)
3. คลิ๊กปุ่ม ✓
B. ลบทีละหลายบรรทัด
1. คลิ๊ก Delete Selected Items (กากบาทแดงซ้อนกัน)
2. เลือกบรรทัดที่ต้องการลบ โดยใช้ปุ่ม Shift หรือ Ctrl ช่วยในการเลือกหลายบรรทัด
- Shift เพื่อเลือกบรรทัดที่อยู่ในช่วง เช่น ลบบรรทัดที่ 2-8
1. คลิ๊กบรรทัดที่ 2
2. กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 8 แล้วปล่อย Shift
3. คลิ๊กปุ่ม ✓
- Ctrl เพื่อเลือกบรรทัดที่ไม่อยู่ติดกัน เช่น ลบบรรทัดที่ 2, 4, 6, 8
1. คลิ๊กบรรทัดที่ 2
2. กด Ctrl ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 4, 6, 8 แล้วปล่อย Ctrl
3. คลิ๊กปุ่ม ✓
- Shift & Ctrl ใช้ร่วมกัน เช่น ลบบรรทัดที่ 2-4, 6-8
1. คลิ๊กบรรทัดที่ 2
2. กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 4 แล้วปล่อย Shift
3. กด Ctrl ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 6 แล้วปล่อย Ctrl
4. กด Shift ค้าง+คลิ๊กบรรทัดที่ 8 แล้วปล่อย Shift
5. คลิ๊กปุ่ม ✓
หมายเหตุ
- กรณีเอกสารทั่วไปที่สถานะยังไม่ถึงขั้น Completed สามารถลบรายการได้
- กรณีเอกสารที่เกี่ยวกับสต็อก เช่น DO สถานะ In Progress ขึ้นไป จะไม่สามารถลบรายการได้ ต้อง Reject เพื่อเปลี่ยนสถานะเป็น Not Approved ก่อน (ดูที่ Reject)
- เอกสารที่อนุมัติแล้ว (Complete) จะไม่สามารถลบรายการได้ ยกเว้น Order (Purchase, Sale) (ดูที่ การ Re-activate เอกสาร)
Form การพรีวิวฟอร์มเพื่อดู, ปริ้นท์, เซฟไฟล์ PDF, แปลงเป็น Excel
Preview เรียกดูฟอร์ม
1. คลิ๊กที่แท็บหลักของหน้าต่าง
2. คลิ๊กปุ่ม Report
3. เลือกเมนูฟอร์มที่ต้องการ (กรณีมีฟอร์มเดียวจะไม่แสดงให้เลือก)
4. ใส่เงื่อนไข (ถ้ามี) (ดูที่ เงื่อนไขฟอร์มเอกสาร)
5. คลิ๊กปุ่ม OK รอสักครู่ระบบจะแสดงหน้าต่างผลลัพธ์ (ดูที่ กรณี Processing นาน) (ดูที่ กรณีแสดงผลผิดปกติ)
Export แปลงเป็น Excel
1. คลิ๊กปุ่ม Export จะแสดงกรอบ Export
2. ช่อง Files of Type
- เลือก PDF เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ PDF
- ช่อง Files of Type เลือก xls เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ Excel
Print สั่งพิมพ์ > คลิ๊กปุ่ม Print (ดูที่ กรณีปริ้นท์ผิดปกติ)
Save บันทึกเป็น PDF > คลิ๊กปุ่ม Save
Document Action การเปลี่ยนสถานะเอกสาร (Document Status)
1. ไปที่แท็บแรกของเอกสาร ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนดำเนินการเปลี่ยนสถานะเอกสาร
รูปปุ่ม Prepare
2. คลิ๊กปุ่ม Document Action กรณีเอกสารสร้างใหม่สถานะเป็น Draft ปกติจะแสดงข้อความว่า "Prepare"
หมายเหตุ ดูสถานะเอกสารที่ช่อง Document Status (ไม่ต้องดูข้อความบนปุ่ม Document Action)
รูปกรอบ Document Action
3. ในกรอบ Document Action > ช่อง Document Action > คลิ๊ก Drop Down > เลือก Action ที่ต้องการ เช่น Complete เพื่ออนุมัติเอกสาร
From Document Status |
Document Action |
To Document Status |
1. Draft |
1.1 Prepare |
In Progress (ไปที่ข้อ 2.) |
1.2 Complete |
Completed (ไปที่ข้อ 4.) |
|
2. In Progress |
2.1 Approve |
Approved (ไปที่ข้อ 3.) |
2.2 Complete |
Completed (ไปที่ข้อ 4.) |
|
2.3 Reject |
Not Approved (ไปที่ข้อ 5) |
|
3. Approved |
3.1 Complete |
Completed (ไปที่ข้อ 4.) |
3.2 Reject |
Not Approved (ไปที่ข้อ 5) |
|
4. Completed |
4.1 Re-activate (เฉพาะ PO, SO) |
In Progress (ไปที่ข้อ 2.) |
4.2 Close |
Closed (ไปที่เมนู Change Document Status Closed) |
|
4.3 Void |
Voided + Reverse |
|
5. Not Approved |
5.1 Prepare |
In Progress (ไปที่ข้อ 2.) |
6. Invalid |
4. คลิ๊ก OK [✓] แล้วช่อง Document Status จะเปลี่ยนเป็นสถานะที่เลือก
หมายเหตุ สถานะเอกสาร
- เอกสารที่มีสถานะ Completed (อนุมัติ) จึงจะสามารถถูกดึง (Create lines from) ไปใช้ในขั้นตอนอื่นได้
- เอกสารที่มีสถานะ Completed (อนุมัติ) จะไม่สามารถดึง (Create lines from) จากขั้นตอนได้อีก
- Invalid จะเกิดเมื่อเปลี่ยนสถานะเอกสาร แต่ติดปัญหา เช่น สต็อกไม่พอตัด
- ระมัดระวังในการยกเลิกเอกสาร (Void) เนื่องจากเอกสารที่มีสถานะ Void จะไม่สามารถแก้ไขได้อีก
- Reverse เป็นเอกสารที่ระบบสร้างอัตโนมัติเพื่อประกบคู่กับ Void โดยมีค่าเป็นติดลบเพื่อให้ยอดเงินรวมเป็น 0
Report เรียกดูรายงานที่เป็นผลจากการอนุมัติเอกสาร เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
Preview เรียกดูรายงาน
1. คลิ๊กเมนูในกลุ่ม Report เช่น
- Purchase Report หลังการทำ Purchase Order
- Inventory Report หลังการทำ Material Receipt หรือ Inventory Move
2. ใส่เงื่อนไขในการดึงข้อมูลของรายงาน
3. คลิ๊กปุ่ม Start รอสักครู่ระบบจะแสดงหน้าต่างผลลัพธ์ (ดูที่ กรณี Process นาน) (ดูที่ กรณีแสดงผลผิดปกติ)
Export แปลงเป็น Excel
1. คลิ๊กปุ่ม Export จะแสดงกรอบ Export
2. ช่อง Files of Type
- เลือก PDF เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ PDF
- ช่อง Files of Type เลือก xls เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ Excel
Print สั่งพิมพ์ > คลิ๊กปุ่ม Print (ดูที่ กรณีปริ้นท์ผิดปกติ)
Save บันทึกเป็น PDF > คลิ๊กปุ่ม Save
Lookup Record การค้นหาเอกสาร โดยกรอบค้นหาจะแสดงเมื่อ
1. เข้าเมนูเอกสารครั้งแรก
2. อยู่ในเมนูเอกสาร แล้วคลิ๊กปุ่ม Lookup Record (แว่นขยาย)
การใช้งานกรอบค้นหา Lookup Record มี 3 ทางเลือก
- คลิ๊กปุ่ม New Record (รูปกระดาษมุมซ้ายล่าง) เพื่อสร้างใหม่ (ไม่ค้นหา)
- แท็บ Lookup Record เพื่อค้นหาขั้นพื้นฐาน
1. ใส่เงื่อนไขในช่องที่ต้องการ สามารถใช้ % แทน ข้อความที่ต้องการละไว้ (ดูที่ Kay and Search)
2. คลิ๊กปุ่ม OK [✓] ระบบจะค้นหาข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไข เพื่อดูหรือแก้ไขข้อมูล
- คลิ๊กแท็บ Advanced เพื่อค้นหาขั้นสูง
1. ช่อง Column คลิ๊ก Drop Dowm เลือกคอลัมน์ที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข
2. Operator
= เท่ากับ != ไม่เท่ากับ
~ ใกล้เคียง !~ ไม่ใกล้เคียง
> มากกว่า >= มากกว่าหรือเท่ากับ
< น้อยกว่า <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ
>-< มากกว่าหรือน้อยกว่า
3. Query Value ค่าที่ต้องการค้นหา, To Query Value กรณีค้นหาเป็นช่วงได้
4. คลิ๊กปุ่ม New (กระดาษ) เพื่อเพิ่มเงื่อนไข (ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-3)
5. คลิ๊กท้ายบรรทัดเงื่อนไขที่ไม่ต้องการให้เป็นแถบสีฟ้า แล้วคลิ๊กปุ่ม Delete (ถังขยะ) เพื่อลบเงื่อนไข ที่ไม่ต้องการ
6. สร้าง Pattern (ชุดเงื่อนไข)
6.1 เมื่อใส่เงื่อนไขครบแล้ว (ขั้นตอนที่ 1-5)
6.2 พิมพ์ชื่อ Pattern ในช่อง Drop Down
6.3 คลิ๊ก Save (แผ่นดิสก์)
6.4 กรณีบันทึกสำเร็จจะแสดง Record saved ชื่อ Pattern
7. เรียกใช้ Pattern
7.1 คลิ๊กแท็บ Advanced
7.2 คลิ๊ก Drop Down
7.3 เลือก Pattern ที่ต้องการ
7.4 คลิ๊กปุ่ม OK [✓] เพื่อค้นหา ระบบจะแสดงสินค้าที่ตรงกับ Pattern
8. ลบ Pattern
8.1 เลือก Pattern (ขั้นตอนที่ 7.1 - 7.3)
8.2 คลิ๊กท้ายบรรทัดเงื่อนไขให้เป็นแถบสีฟ้า แล้วคลิ๊ก Delete (ถังขยะ) เพื่อลบเงื่อนไขทีละรายการจนหมด
8.3 คลิ๊ก Save (แผ่นดิสก์) เพื่อลบ Pattern
8.4 กรณีลบสำเร็จจะแสดง Delete ชื่อ Pattern
Key or Search การคีย์ช่องคำค้นหาข้อมูล เช่น ช่อง Business, Product
Business Partner
Name
- %THAILAND คือ ค้นหาชื่อคู่ค้าที่มีข้อความ THAILAND เป็นส่วนประกอบ
- TOYOTA คือ ค้นหาชื่อคู่ค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย TOYOTA
- TOYOTA%THAILAND คือ ค้นหาชื่อคู่ค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย TOYOTA และมีข้อความ THAILAND เป็นส่วนประกอบ
Product
Key
- %8R00C-INJ คือ ค้นหารหัสสินค้าที่มีข้อความ 8R00C-INJ เป็นส่วนประกอบ
- 10054% คือ ค้นหารหัสสินค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย 10054
- 10054%INJ คือ ค้นหารหัสสินค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย 10054 และมีข้อความ -INJ เป็นส่วนประกอบ
- 10%54%INJ คือ ค้นหารหัสสินค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย 10 และมีข้อความ 54 กับ INJ เป็นส่วนประกอบ โดยเรียงตามลำดับ (เช่น 10054-8R00C-INJ, 10154-8R00C-INJ)
Name
- %ABS คือ ค้นหาชื่อสินค้าที่มีข้อความ ABS เป็นส่วนประกอบ เช่น ABS, RECYCLE ABS
- EMBLEM คือ ค้นหาชื่อสินค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย EMBLEM
- EMBLEM%GRILLE คือ ค้นหาชื่อสินค้าที่ข้อความเริ่มต้นด้วย EMBLEM และมีข้อความ GRILLE เป็นส่วนประกอบ
- %LWR%RF35%CHROME คือ ค้นหาชื่อสินค้าที่ข้อความ LWR, RF35, CHROME เป็นส่วนประกอบ โดยเรียงตามลำดับ
Field Document ช่องคีย์ข้อมูลพื้นฐาน ของหน้าต่างข้อมูลเอกสาร
อัตโนมัติจากระบบ
- Client
- Date
อัตโนมัติจากการล็อคอิน
- Organization
อัตโนมัติจากช่องอื่น
Price List อัตโนมัติจาก Master : Business Partner > Tab : Vendor > ช่อง Purchase Pricelist
เช่น
ผู้ขาย S002 ในประเทศ ราคาซื้อเป็นเงิน THB ฝ่ายบัญชีจะกำหนดเป็น Purchase THB เมื่อเลือก Sxxx ระบบจะใส่ Purchase THB ในช่อง Price List อัตโนมัติ
ผู้ขาย S002 ต่างประเทศ ราคาซื้อเป็นเงิน USD ฝ่ายบัญชีจะกำหนดเป็น Purchase USD เมื่อเลือก Business Partner ระบบจะใส่ Purchase USD ในช่อง Price List อัตโนมัติ
ผู้ขาย S003 ต่างประเทศ ราคาซื้อเป็นเงิน JPY ฝ่ายบัญชีจะกำหนดเป็น Purchase JPY เมื่อเลือก S003 ระบบจะใส่ Purchase JPY ในช่อง Price List อัตโนมัติ
กรณีที่ผู้ขาย S952-F5 BOEHGAN CORPORATION ต่างประเทศ ราคาซื้อส่วนใหญ่เป็นเงิน USD บางครั้งเป็น THB แจ้งฝ่ายบัญชีให้กำหนดเป็น S952-F5-(USD) BOEHGAN เพื่อให้เมื่อเลือก S952-F5 ระบบจะได้ใส่ S952-F5-(USD) BOEHGAN ในช่อง Price List อัตโนมัติ หากครั้งไหนเป็น Purchase THB ผู้ใช้ก็เปลี่ยนที่ Purchase Order เอง
ผู้ใช้คีย์ข้อความเอง
- Description
Period Closed กรณีที่ฝ่ายบัญชียังไม่เปิดรอบบัญชีเดือนใหม่ หรือปิดรอบบัญชีเดือนที่ผ่านมาไปแล้ว
Could not create PO Matching ไม่สามารถอนุมัติได้ เนื่องจากระบบไม่เปิดให้ทำการรับสินค้าก่อนรับสินค้าจริง (รับล่วงหน้า)
Terminated ไม่สามารถอนุมัติได้ กรณีรับ-เบิกล่วงหน้า
เนื่องจากทำเอกสารย้อนหลังเกินระยะเวลาที่กำหนด (60 วัน) ซึ่งจะมีผลทำให้ต้นทุนไม่ถูกต้อง จึงป้องกันไม่ให้สามารถอนุมัติเอกสารได้
1. กรณีสินค้าในสต็อกจำนวนน้อยกว่าสินค้าที่ต้องการเบิก เมื่อบันทึกรายการ ระบบจะไม่ให้บันทึกโดยแจ้งเออเร่อ
Error:
InsufficientQtyOnhand [จำนวนที่มีในสต็อก]-รหัสสินค้า
Insufficient Quantity Onhand กรณีเบิกสินค้าที่ไม่มีสต็อกในระบบ แต่มีสินค้าจริง เช่น สินค้าที่อยู่ในคลังช่างแต่ไม่ได้รับเข้าระบบ
ขั้นตอนเบิกสินค้า (Shipment Customer) ที่ดึง (Create lines from) จากใบขายสินค้า (Sales Order)
หากสินค้าในสต็อกไม่พอเบิก ระบบจะแจ้งเตือน Insufficient Onhand
1. เพื่อไม่ให้สับสน ให้ทำการลบรายการที่ดึงมาจาก Sales Order ทั้งหมดออกจากใบเบิกก่อน
2. แจ้งฝ่ายบัญชีให้ปรับสต็อก เพื่อเป็นการปรับสินค้าของช่างเข้าสต็อกในระบบ
3. เมื่อฝ่ายบัญชีปรับสต็อกสินค้าเข้าเสร็จแล้วจึงทำการเบิกสินค้าอีกครั้ง
4. ในขั้นตอนทำ Invoice ให้แนบใบปรับสต็อกไปพร้อมกับ Invoice ให้ฝ่ายบัญชีด้วย
Sum Hitech แก้ไขให้สามารถบันทึกได้แต่อนุมัติไม่ได้
2. กรณีขายต่างประเทศแต่ไม่มีการกำหนด Currency Rete ระบบจะแจ้งเออเร่อว่าไม่สามารถ Complete เอกสารได้
ตรวจสอบ Currency Rate
Spot Purchase ของ Currency Rate ตรงกับ Spot Purchase ของใบเสนอราคา Sales Order และ
Valid Date ของ Currency Rate ตรงกับ ช่อง Account Date ของใบเบิกสินค้า Shipment (Customer)
Shipment สร้างเองเป็น THB ก่อน Re-activate Sales Order ทำให้สกุลเงินเป็น THB Complete เอกสารได้
หรือ THB ผูกกับ Customer