VistaERP

Master

หมายเหตุ ควรใช้ความระมัดระวังในการเพิ่ม, เปลี่ยนแปลงแก้ไข หรือลบ Master เนื่องจากมีผลกระทบกับข้อมูลในเอกสารต่าง ๆ ที่ดึงไปใช้

ตัวอย่าง Business Partner Group

แท็บ Accounting เป็นแท็บรองของ Business Partner Group เมื่อคลิ๊กเลือกกลุ่มคู่ค้าที่แท็บหลักเป็น AR-TRADE แล้วคลิ๊กแท็บ Accounting จะเป็นการกำหนดค่าของกลุ่ม AR-TRADE เท่านั้น

การค้นหาในแท็บรอง

ตัวอย่าง Unit of Measure

Change Document Status "Close" ใช้เพื่อเปลี่ยนสถานะเอกสารที่สถานะเป็น Closed ให้กลับเป็น Complete เนื่องจากเอกสารที่สถานะ Closed จะไม่สามารถแก้ไขได้อีก เช่น ไม่สามารถ Void

ตัวอย่าง

1.  ค้นหาเอกสารที่สถานะเป็น Closed (ช่อง Document Status จะเป็น Closed / ปุ่ม Document Action เป็น <None> ไม่สามารถคลิ๊กได้ ซึ่งทำให้ไม่สามารถ Void เอกสารได้)

ขั้นตอน

2.  คลิ๊กเมนู Change Document Status "Close"

3.  ช่อง Table เลือกกลุ่ม เช่น Purchase Order เลือก Order (ดูรายละเอียด Table)

4.  ใส่เลขที่เอกสาร (ที่สถานะเป็น Closed แล้วต้องการเปลี่ยนเป็น Completed)

5.  คลิ๊กปุ่ม ✓ Start

6.  ระบบจะแสดงข้อความ **เลขที่เอกสาร ให้ปิดหน้า Change Document Status Close โดยคลิ๊กปุ่มกากบาทปิดแท็บ (หรือคลิ๊กปุ่ม Cancel ก็ได้)

7.  คลิ๊กปุ่ม Re Query เอกสาร ช่อง Document Status จะเปลี่ยนเป็น Completed, ปุ่ม Document Action จะเปลี่ยนเป็น Close

Reset Sequence of Document  เพื่อรีเซ็ทการรันเลขที่เอกสาร

ตัวอย่าง

1.  ระบบไม่สามารถบันทึกเอกสารได้ เนื่องจากระบบพยายามรันเลขที่เอกสารซ้ำกับเลขที่ ที่คีย์เอง เช่น

ระบบรันถึงเลขที่ 003 แล้วเลขที่ 004 คีย์เอง เมื่อบันทึกเอกสารใบต่อไประบบจะพยายามรันเลขที่ 004

ซึ่งระบบจะแสดงข้อความเออเร่อ

Could not save record - Require unique data:

ERROR: duplicate key value violates unique constraint

Detail: Key (เลขที่เอกสาร) already exists.

2.  ไม่ให้เลขที่เอกสารข้ามลำดับในกรณีที่มีการลบเอกสาร เช่น

ระบบรันถึงเลขที่ 005 แล้ว ลบเอกสารเลขที่ 005 เมื่อบันทึกเอกสารใบต่อไประบบจะรันเลขที่ 006 ให้ซึ่งเลขที่ 005 จะข้ามไป

ทั้ง 2 ตัวอย่างจะรีเซ็ทลำดับเอกสารที่จะบันทึกใบต่อไป ให้ระบบรันเลขที่ 005

ขั้นตอน

1.  ค้นหาประเภทเอกสารและคลิ๊กหัวคอลัมน์ Document No เพื่อเรียงลำดับเลขที่เอกสารจากมากไปน้อย เพื่อดูเลขที่สุดท้าย

2.  คลิ๊กเมนู Reset Sequence of Document

2.  ช่อง Document Type เลือกประเภทเอกสาร *** ควรระวัง เพราะมีผลกระทบกับประเภทเอกสารที่เลือก ***

3.  ช่อง Date Acct เลือกวันที่ที่ต้องการรีเซ็ท

4.  Next Run No ใส่ลำดับที่ถัดไปที่ต้องการให้ระบบรัน เช่น 5

5.  คลิ๊กปุ่ม ✓ Start

6.  ระบบจะแสดงข้อความ **Reset Sequence No of Document [Sucessful]

7.  คลิ๊กปุ่มกากบาทปิดแท็บ (หรือคลิ๊กปุ่ม Cancel) เพื่อปิดแท็บ Reset Sequence No of Document

หมายเหตุ กรณีที่ระบบรันเอกสารเลขที่ 006 (ใบถัดไปจะรันเลขที่ 007)

แต่ต้องการลบเลขที่ 005 ไม่ต้องใช้ Reset Sequence

ให้สร้างเอกสารและคีย์เลขที่ 005 เอง แล้วจึงกดบันทึกเอกสาร เพื่อไม่ให้ระบบรันเลขที่ให้

ไม่ใช้เอกสารที่ระบบรันแล้ว

1.1  เป็นเลขที่สุดท้าย

1.1.1  ไม่มีเอกสารอื่น ลบเอกสารได้เลย

1.1.2  อาจมีเอกสารอื่น รีเซ็ทเลขที่เอกสาร

1.1.3  มีเอกสารอื่นในมือ นำเลขที่ไปคีย์แก้ไขรายละเอียดอื่นเลย

1.2  ไม่ใช่เลขที่สุดท้าย

---

Master Maintenance

1.1  Currency Rate กำหนดอัตราแลกเปลี่ยน

A.  Organization ควรกำหนดเป็น 0_* เพื่อให้มีผลกับทุกแผนก

หมายเหตุ  การกำหนดระยะเวลามีผล (Valid from - Valid To) ควรกำหนดด้วยความระมัดระวัง เช่น ไม่กำหนดช่วงเวลาซ้อนทับกับอัตราแลกเปลี่ยนที่มีอยู่ เนื่องจากระบบเลือกใช้ได้เพียงอัตราเดียว

B.  

2.1  Reset Password รีเซ็ทพาสเวิร์ด (ดูที่ )

Calendar Year and Period เปิด-ปิด รอบบัญชี ( ตัวอย่างแท็บรอง)

1.  แท็บ Calendar ปฏิทิน (แท็บหลัก) ไม่ควรสร้างเพิ่ม เพื่อป้องกันการซ้ำซ้อน

1.1  แท็บ Year ปีปฏิทิน (แท็บรองของ Calendar) จะแสดงปีทีมีอยู่ในระบบ

A.  สร้างปีและรอบบัญชี

หมายเหตุ

*  ทำตามทีละขั้นตอนเพื่อป้องกันความผิดพลาด

*  กรณีมีการเปลี่ยนแปลงรอบบัญชี ติดต่อผู้ดูแลระบบ

ขั้นตอน

1.  คลิ๊ก New Record (ไม่แนะนำให้ใช้ปุ่ม Copy Record)

2.  ช่อง Year ใส่ชื่อปี (ดูตัวอย่างจากปีที่มีอยู่)

3.  คลิ๊กปุ่ม Save changes ()

4.  คลิ๊กแท็บ Period เพื่อตรวจสอบ *** ปีที่สร้างใหม่ จะยังไม่มีรอบบัญชี ***

5.  คลิ๊กแท็บ Year เพื่อกลับไปที่แท็บ Year

6.  คลิ๊กปุ่ม Create Periods

7.  กรอบ Create Periods ช่อง Start Date เลือกวันที่ต้นปี เช่น ปี 2020 เลือก 01/01/2020

*** ควรเลือกให้ถูกต้อง ***

8.  ช่อง Date Format พิมพ์รูปแบบที่ต้องการ เช่น MMMMM-yyyy (January-2020)

9.  คลิ๊กปุ่ม Ok ระบบจะสร้างรอบบัญชีให้อัตโนมัติตามรูปแบบที่พิมพ์

10. คลิ๊ก Ok เพื่อปิดกรอบ

1.1.1  แท็บ Period รอบบัญชี (แท็บรองของ Year) จะแสดงเฉพาะรอบบัญชีของปีที่เลือก

ตัวอย่าง แท็บ Year เลือกปี 2020 กรณีรอบบัญชีมาตรฐาน แท็บ Period จะแสดงเฉพาะรอบบัญชีที่ลงท้ายด้วย 2020

B.  เปิด-ปิดรอบบัญชีทุกประเภทเอกสาร เพื่อให้สามารถบันทึกข้อมูลเอกสารได้

ขั้นตอน

1.  แท็บ Year เลือกปีที่ต้องการ

2.  แท็บ Period เลือกรอบบัญชีที่ต้องการ

3.  คลิ๊กปุ่ม Grid Toggle สลับมุมมองให้เห็นรอบบัญชีเดียว

4.  คลิ๊กปุ่ม Open/Close All

5.  กรอบ Open/Close All ช่อง Period Action เลือก

-  Close Period ปิดรอบบัญชีทุกประเภทเอกสาร

-  Open Period เปิดรอบบัญชีทุกประเภทเอกสาร

-  Permanently Close Period ปิดรอบบัญชีถาวรทุกประเภทเอกสาร

6.  คลิ๊กปุ่ม Ok ระบบจะแสดง Updates #จำนวนประเภทเอกสารที่มีการอัพเดท (0 คือ ไม่มีการเปลี่ยนแปลง)

7.  ตรวจสอบแท็บ Period Control ช่อง Period Status ว่าเปลี่ยนตามที่เลือก

C.  เปิด-ปิดรอบบัญชีทีละประเภทเอกสาร (ปิดเพื่อป้องกันการสร้าง แก้ไข หรือลบเอกสาร)

ขั้นตอน

1.  แท็บ Year เลือกปีที่ต้องการ

2.  แท็บ Period เลือกรอบบัญชีที่ต้องการ

3.  แท็บ Period Control เลือกกลุ่มประเภทเอกสารที่ต้องการ (ดู กลุ่มประเภทเอกสาร)

4.  คลิ๊กปุ่ม Grid Toggle สลับมุมมองให้เห็นรอบบัญชีเดียว

5.  ช่อง Period Action เลือก

-  Close Period ปิดรอบบัญชีทุกประเภทเอกสาร

-  Open Period เปิดรอบบัญชีทุกประเภทเอกสาร

-  Permanently Close Period ปิดรอบบัญชีถาวรทุกประเภทเอกสาร

6.  คลิ๊กปุ่ม Open/Close

7.  คลิ๊กปุ่ม Ok ระบบจะแสดง OK คลิ๊กปุ่ม ✓ เพื่อปิดกรอบ

8.  ตรวจสอบ ช่อง Period Status ว่าเปลี่ยนตามที่เลือก

D.  โอนกำไรสะสม

หมายเหตุ

*  หากมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูล สามารถกดโอนกำไรสะสมใหม่ได้

ขั้นตอน

1.  แท็บ Year ค้นหาแล้วคลิ๊กเลือกปีที่ต้องการโอนกำไรสะสม

2.  คลิ๊กปุ่ม Transfer Profit/Loss

3.  Fiscal Year เลือกปี

4.  Document Type เลือกประเภทเอกสาร JOURNAL VOUCHER

5.  คลิ๊กปุ่ม Ok เพื่อให้ระบบประมวลผล

6.  ระบบจะสร้าง รอบบัญชี 13 เพื่อไม่ให้การบันทึกบัญชีไปรวมกับรอบบัญชี 12

และสร้างเอกสาร JOURNAL VOUCHER ที่มีรายการโอนกำไรสะสมให้

7.  คลิ๊กปุ่ม Ok

8.  ช่อง Transfer Profit/Loss Journal จะแสดงเลขที่เอกสารที่ระบบสร้าง สามารถคลิ๊กเพื่อเข้าไปดูเอกสารได้

3.2  Charge สร้างค่าชาร์จ

4.1  Sales Region เขตการขาย

A.  Search Key รหัส

B.  Name ชื่อ

C.  Description คำอธิบายเพิ่มเติม

D.  Active ติ๊ก=ใช้งาน / ไม่ติ๊ก=ไม่ใช้งาน

4.2  Payment Term ประเภทการชำระเงิน

1.  Search Key รหัส

2.  Name ชื่อ

3.  Description คำอธิบายเพิ่มเติม

4.  Active ติ๊ก=ใช้งาน / ไม่ติ๊ก=ไม่ใช้งาน

5.  Net Days จำนวนวัน (เมื่อเลือก Payment Term ในหน้า Invoice ระบบจะคำนวณ Due Date ให้อัตโนมัติ)

6.  Next Business Day

7.  Validate

4.3  Business Partner Group กลุ่มคู่ค้า (ดู ช่องคีย์ข้อมูลทั่วไป)

A.  Group Type ประเภทกลุ่ม

B.  Price List ค่าเริ่มต้นของ Price List ฝั่งขาย

C. Purchase Pricelist ค่าเริ่มต้นของ Price List ฝั่งซื้อ

แท็บ Accounting การกำหนดขาบัญชีเริ่มต้นของกลุ่มที่เลือกในแท็บหลัก (ดู คำอธิบายแท็บ)

-  Business Partner Gorup แสดงกลุ่มที่เลือกในแท็บหลัก

-  กำหนดขาบัญชี

-  Customer Receivables

-  Vendor Liability

-  Withholding Tax (Pay In)

-  Withholding Tax (Pay Out)

-  Write-off

-  Payment Discount Revenue

-  Payment Discount Expense

-  Copy Accounts ก็อปปี้ขาบัญชีไปยังทุกสินค้าที่อยู่ในกลุ่มนี้

ข้อควรระวัง ไม่ควรใช้งานในกรณีสินค้าในกลุ่มมีการเซ็ทขาบัญชีแตกต่างกัน

4.3.2  Assigned Partners แสดงคู่ค้าที่อยู่ในกลุ่มที่เลือกในแท็บหลัก

4.4  Business Partner คู่ค้า

A.  การสร้างคู่ค้า (ดูที่ Role Purchase)

B.  Accounting กำหนดการลงบัญชี

Customer Accounting กำหนดการลงบัญชีลูกค้า

Vendor Accounting กำหนดการลงบัญชีผู้ขาย

5.1  Manufacturing Master ประเภท NG (ดูที่ )

5.2  Unit of Measure * หน่วย และแปลงหน่วย (ดูที่ )

5.3  Warehouse & Locator * คลัง (ดูที่ )

5.4  Product Category กลุ่มสินค้า * ใช้แบ่งกลุ่มในรายงาน Inventory

Accounting

-  52312 PURCHASING FINISH GOODS / 41009 LOCAL SALES

-  52212 PURCHASING BEFORE / 41009 LOCAL SALES

-  52122 PURCHASING CHEMICALS

-  52162 PURCHASING MIX CHEMICALS

-  52152 PURCHASING COMPONENT PART

-  52132 PURCHASING PAINT

-  52112 PURCHASING RAW MATERIALS

-  51115 SUPPLIES FACTORY

-  51116 PACKING

-  51117 FUEL & GAS

-  51119 LAB ANALYSIS

5.5  Product สินค้า (ดูที่ Role Purchase)

5.6  Price List กำหนดราคา (ดูที่ )

Payment < Charge ค่าชาร์จ < Account Chart ผังบัญชี

Document Base Type กลุ่มประเภทเอกสาร

ขั้นตอน การดูกลุ่มประเภทเอกสาร Document Base Type

1.  ในหน้าคีย์เอกสาร ช่อง Document Type เลือกประเภทเอกสาร

2.  คลิ๊กขวาช่องประเภทเอกสาร (Document Type) เลือก Zoom ระบบจะเปิดหน้าต่าง Document Type

3.  ดูกลุ่มประเภทเอกสารที่ช่อง Document Base Type

ข้อควรระวัง

ห้ามทำการแก้ไขช่องต่าง ๆ ในหน้าต่าง Document Type

Table ตารางเก็บข้อมูลเอกสารต่าง ๆ (ใช้ในกรณีเปลี่ยนสถานะเอกสาร Closed กลับเป็น Completed)

(กลับไปที่ Change Document Status Closed)